一、會議室的總體要求
會議室是開會的場所，同時又是放置會議電視設備的場所，因此會議室的設計合理性決定了會議電視圖像的質量，也直接影響了開會的效率。完整的視訊會議室規劃設計除了可提供參加會議人員舒適的開會環境外，更重要是逼真地反映現場(會場)的人物和景物，使與會者有一種臨場感，以達到視覺與語言交換的良好效果，由會議室中傳送的圖像包括人物、景物、圖表、文字等應當清晰可辨。
二、會議室的類型、大小與環境
(一)會議室的類型 會議室的類型按會議的性質進行分類，一般分為公用會議室與專業性會議室。公用會議是適應于對外開放的包括行政工作會議、商務會議等。這類會議室內的設備比較完備，主要包括電視機、話筒、揚聲器、受控攝像機、圖文攝像機、輔助攝像機(景物攝像等)，若會場較大，可配備投影電視機(以背投為佳)。專用性會議室主要提供學術研討會、遠程教學、醫療會診，因此除上述公用會議室的設備外，可根據需要增加供教學、學術用的設備，如白板、錄像機、傳真機、打印機等等。
(二)會議室大小 會議室的大小與設備、參加人數有關。可根據會議通常所參加的人數多少，在扣除第一排座位到主席臺后的顯示設備的距離外，按每人2㎡的占用空間來考慮，甚至可放寬到每人占用2.5㎡的空間來考慮。天花板高度應大于3m。
(三)會議室環境 會議室內的溫度、濕度應適宜，通常考慮為18～25℃的室溫，60％～80％濕度較合理。為保證室內的合適溫度、合適濕度，會議室內可安裝空調系統，以達到加熱、加濕、制冷、去濕、換氣的功能。會議室要求空氣新鮮，每人每時換氣量不小于18立方。會議室的環境噪聲級要求為40dB，以形成良好的開會環境。若室內噪聲大，如空調機的噪聲過大，就會大大影響音頻系統的性能，其它會場就難聽清該會場的發言。
三、會議室的布局、照度、音響效果
(一)會議室的布局 會場四周的景物和顏色，以及桌椅的色調均會影響畫面質量。一般忌用“白色”、“黑色”之類的色調，這兩種顏色對人物攝像將產生“反光”及“奪光”的不良效應。所以無論墻壁四周、桌椅均采用淺色色調較適宜，如墻壁四周米黃色、淺綠、桌椅淺咖啡色等，南方宜用冷色，北方宜用暖色。攝像背景(被攝人物背后的墻)不適掛有山水等景物，否則將增加攝像對象的信息量，不利于圖像質量的提高。可以考慮在室內擺放花卉盆景等清雅物品，增加會議室整體高雅，活潑，融洽氣氛，對促進會議效果很有幫助。從觀看效果來看，顯示屏的布局常放置在相對于與會者中心的位置，距地高度大約一米左右，人與顯示屏(投影屏幕或大屏幕電視)的距離大約為4－6倍屏幕高度。各與會者到顯示屏的水平視角應不大于60度。所采用的顯示屏的大小，應根據參加會議的人數，會議室的大小等因素而定。對小型會議室，只需采用29寸至34寸的液晶屏或等離子電視即可，或者大會議室中的某一局部區采用；大型會議室應以投影屏幕為主，正投或背投式均可，背投更加。
(二)會議室照度 燈光照度是會議室的基本必要條件。攝像機均有自動彩色均衡電路，能夠提供真正自然的色彩，從窗戶射入的光(色溫約5800K)比日光燈(3500K)或三基色燈(3200K)偏高，如室內有這兩種光源(自然及人工光源)，就會產生有藍色投射和紅色陰影區域的視頻圖像；另一方面是召開會議的時間是隨機的，上午、下午的自然光源照度與色溫均不一樣。因此會議室應避免采用自然光源，而采用人工光源，所有窗戶都應用深色窗簾遮擋。在使用人工光源時，應選擇冷光源，諸如“三基色燈”(R、G、B)效果最佳。避免使用熱光源，如高照度的碘鎢燈等。會議室的照度，對于攝像區，諸如人的臉部應為500LUX，為防止臉部光線不均勻(眼部鼻子和全面下陰影)三基色燈應旋轉適當的位置，這在會議電視安裝時調試確定。對于監視器及投影電視機，它們周圍的照度不能高于80LUX，在50～80LUX之間，否則將影響觀看效果。為了確保文件、圖表的字跡清晰，對文件圖表區域的照度應不大于700LUX，而主席區應控制在800LUX左右。
(三)會議室的音響效果 為保證聲絕緣與吸聲效果，室內鋪有地毯、天花板、四周墻壁內都裝有隔音毯，窗戶應采用雙層玻璃，進出門應考慮隔音裝置。根據聲學技術要求，一定容積的會議室有一定混響時間的要求。一般來說，混響的時間過短，則聲音枯燥發干；混音時間過長，聲音又混淆不清。因此，不同的會議室都有其最佳的混響時間，如混響時間合適則能美化發言人的聲音，掩蓋噪聲，增加會議的效果。