歸檔文件應嚴格按照排列編制好的件號先后順序裝入檔案盒，與歸檔文件目錄中的相應條目排列順序完全一致，保證檢索到文件條目后能對應地查找到文件實體，當利用完畢后能及時準確放回原位。否則，該文件就可能成為“死檔”。
裝盒時，應按照分類方法的不同，將不同類別的歸檔文件裝入不同的檔案盒中。如果不同類別的歸檔文件混裝在同一盒中，必然會造成盒脊項目設置的混亂，同一欄目填寫時內容也會雜亂不堪。
裝盒的具體要求是：不同形成年度的歸檔文件不應放入同一檔案盒；不同保管期限
的歸檔文件不應放入同一檔案盒；分機構(問題)的情況下，不同機構(問題)形成的歸檔文件不應放入同一檔案盒。
裝盒時應注意以下問題：應視文件的厚度選擇適宜的檔案盒，盡量做到文件裝盒后與檔案盒形成一個整體，站立放置時不至于使文件彎曲受損；依次裝盒，一盒裝滿后，順次裝入下一盒即可。
檔案盒封面填寫。封面上應在已有的雙橫線下填寫全宗名稱，即立檔單位機構名稱，全宗名稱必須是立檔單位的全稱或規范、通用的簡稱。
檔案盒盒脊項目填寫。檔案盒盒脊應根據擺放方式的不同，在盒脊或底邊設置各檢索項，包括全宗號、年度、保管期限、機構(問題)、起止件號和盒號等。采用豎式和橫式兩種檔案盒時，豎式與橫式格式基本一致。盒脊式樣及盒脊上各項的位置及欄目見附件3。
各項目的填寫要求整齊、劃一。具體填寫要求如下：
全宗號 全宗號欄內按同級檔案館給定的全宗號填寫；暫未給定的可先空置；檔案無需移交的可不填寫。
年度 年度欄內填寫盒內文件的形成年度(4位數字橫排)。
保管期限 保管期限欄填寫盒內文件所屬保管期限，一般以漢字全稱表示，如“永久”、“定期”。
機構(問題) 機構(問題)欄填寫分類方案中相應機構(問題)的類目名稱；不按機構(問題)分類的單位，盒脊上可以不填寫機構(問題)項。
起止件號 起止件號欄填寫盒內排列最前和排列最后的歸檔文件的件號，其間用“—”號連接，如“16—32”。起止件號分為室編和館編兩欄，單位在歸檔文件整理階段只須填寫室編件號。
盒號 盒號是指檔案盒的排列順序號，在檔案移交進館時按進館要求編制。機關檔案室原則上不編寫盒號，若為便于統計、管理需要，也只能用鉛筆編寫。
備考表填寫 備考表印在檔案盒封三上，用以對盒內歸檔文件進行必要的注釋說明。備考表上設置的項目包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期，各項的填寫要求如下：
1、盒內文件情況說明：填寫盒內歸檔文件需要說明的情況，包括文件收集的齊全完整程度、文件本身的狀況(如字跡模糊、缺損)等，整理工作完畢后歸檔文件如有修改、補充、移出、銷毀等情況，應在備考表中加以說明。進行歸檔文件整理工作時，如某份文件須說明的內容較復雜，目錄備注項中填寫不下，也可在備考表中詳細說明，并在目錄相關條目的備注項中加“*”號標示。
2、整理人：填寫負責整理該盒歸檔文件的人員姓名，誰整理就填誰，以明確責任。
3、檢查人：填寫負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名，以示對整理質量的監督檢查。
4、日期：填寫歸檔文件整理完畢的日期。可以是全部歸檔文件整理完畢的日期，也可以是該盒歸檔文件整理完畢的日期。