每個地方的監理資料表格不盡相同,最好是按照當地檔案局的歸檔目錄進行編制,或在工程所在地檔案局網站下載相關資料表格。
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監理項目資料檔案管理
目 錄
1. 總則
2. 引用標準
3. 檔案管理職責
4. 項目檔案的編制
5. 項目檔案的驗收
6. 項目檔案的報送
7. 項目檔案的保存
8. 建設工程監理歸檔文件保存期限
9. 公司文件
10. 建設工程竣工驗收備案
11. 監理交底
12. 項目監理部辦公管理細則
1. 總則
監理項目資料檔案管理作業指導書規定了建設監理資料的檔案管理職責和檔案編制、驗收和報送的程序和方法;
監理項目資料檔案管理作業指導書適用于廣東建科監理有限公司下屬各監理項目部對監理資料檔案的收集、編制、驗收、報送和保存管理工作;
監理項目資料檔案的范圍系指在工程項目建設監理工作過程中形成的具有保存價值的工程管理;工程檢查和工程總結資料、工程聲像資料以及電子文件。上述內容以下簡稱為檔案。
本作業指導書由公司工程部負責編制、發布并解釋。經公司總工程師批準后正式實施。
2. 引用標準
《*******檔案法》(1996年修正);;
《城市建設檔案管理規定》(建設部令61號、90號);
《城市建設檔案管理暫行辦法》(1995年);
《建設工程文件歸檔整理規范》GB/T50328-2001
《建設工程監理規范》GB50319-2000
公司現行有效的質量管理體系文件。
3. 檔案管理職責
檔案管理工作按照“統一領導、分級管理”的原則進行網絡化管理;
工程管理部負責并對監理項目部按照本作業指導書的各項規定實施監理項目資料檔案歸檔工作進行業務上的指導工作;對大型項目檔案的完整性、合格性與準確性進行驗收檢查;并負責對檔案室的建設和管理工作;
各監理項目部應配置和建立檔案資料所需的設備和材料、配備經過培訓掌握檔案編制要求的檔案管理人員;指導和協助監理項目部進行建檔工作;并對中小型項目檔案的完整性、合格性與準確性進行驗收檢查,確保項目資料檔案及時歸檔;
監理項目資料檔案實行總監理工程師負責制;
在工程開始時,總監應指定專人負責對監理項目資料的保管和匯總工作;
在監理工作實施過程中,各專業監理工程師應各自負責收集、整理與本專業有關的資料,項目部應按《監理信息管理作業指導書》的要求,及時對相關資料進行處理、編碼和存檔;
在工程項目完成后,在通過竣工驗收后一個月內,由總監負責檢查資料的完整性,并按本作業指導書的要求整理裝訂成冊,報送工程管理部驗收核準。
4. 項目檔案的編制
4.1 檔案編制內容
4.1.1 監理項目的資料檔案的編制內容及分卷要求應按“附件一”執行。
4.1.2 小型監理項目的資料檔案也可按如下內容及分卷要求進行編制:
第一卷
招投標文件,中標通知書、建設工程施工監理登記證(備案表)
工程建設監理委托合同
總監理工程師任命書、總監代表授權書
監理大綱
監理規劃
監理細則
第二卷
《建設工程監理規范》規定的A類表資料★
第三卷
《建設工程監理規范》規定的B類表資料★
第四卷
《建設工程監理規范》規定的C類表資料★
第五卷
監理月報
第六卷
監理日記、總監視記錄、旁站記錄
第七卷
監理實測實量、旁站、見證、平行檢測和測量復核資料
第八卷
會議紀要及工程建設各方往來函件收發文登記表
第九卷
分部、分項工程質量評估報告
單位工程質量評估報告 GD3004
監理單位工程質量合格證明書 GD3014
工程竣工驗收報告 GD3015
建設工程施工安全評價書 GD3016
監理工作總結報告
監理業務手冊
竣工驗收備案表 GD3017
其中:1.《建設工程監理規范》規定的A類表資料歸檔必須包括:工程開工、停工和復工報審;施工方案和施工組織設計報審;檢驗批質量驗收記錄表;材料報審表;施工進度報審、工程款支付審核和監理工程師通知及回復單等資料;
2.《建設工程監理規范》規定的B類表資料歸檔必須包括:監理工程師通知單、工程暫停令、質量事故報告及處理意見、工程款支付證書、工程最終延期審批表、費用最終審批表、合同爭議、違約報告及處理意見。
3.《建設工程監理規范》規定的C類表資料歸檔必須包括:監理工作聯系單、和合同變更材料。
4.會議紀要必須包括:圖紙會審、設計交底、監理交底、第一次工地會議、工程例會和專題會議、收發文登記表等。
4.1.3 檔案必須真實、準確地反映工程建設過程中監理工作的實際情況,并按監理工作程序進行分類、整理和編目,要求做到完整、準確和責任各方簽證完備;
4.1.4 檔案應字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔和簽字蓋章手續完備;
4.1.5 檔案應使用原件,并且應按監理部受控文件的要求經檢驗為合格的文件資料。如確需使用復印件的應加蓋項目部章,并注明原件存放處。
4.2 檔案編制規定
4.2.1 文件資料的排列與組卷
按先批復后請示,先報審后文件,先正文后附件,先文字材料后附圖的要求組卷;
監理工作管理性文件資料按時間順序組卷;
監理工作過程性文件資料按編號順序組卷,復雜大型工程可按單位工程分別組卷;
監理工作總結性文件資料按時間順序組卷。
4.2.2 文件資料的規格尺寸
文件資料的幅面規格尺寸為16開或4號圖紙(297210mm),同一卷內要求同樣規格;紙張應采用能夠長期保存的韌力在、耐久性強的紙張。文件左邊與上邊靠齊,文件的左邊應留有2.5厘米的裝訂距離。
4.2.3 文件資料的立卷及裝訂
文件資料立卷厚度不得超過40mm,立卷時要標明頁號(正面標在右下角,背面標在左上角,案卷封面、卷內目錄、卷內備考表和空白頁不標頁號)。每卷單獨編號,頁號從“1”開始;
文件資料必須用線裝訂(卷面的上邊與左側為齊整部位),裝訂時應去除金屬物,并裝入檔案盒;
裝訂應采用線繩三孔左側裝訂法,要整齊、牢固、便于保管和利用。
4 .2.4 案卷、案卷號、編制說明以及索引目錄的編寫要求(所有內容的填寫均使用黑色碳素墨水筆)
每個案卷必須按標準化、規范化的要求填寫卷內目錄、案卷封面、備考表及檔案盒封面(見附表三、四、五);
案卷號(檔案號)由檔案分類代碼、歸檔年度、項目編碼代號、歸檔類別代號和案卷順序號組成,具體說明如下:
XX——XX——XX——XXX——XX
案卷順序號
歸檔項目順序代號
項目編碼代號
歸檔年度
檔案分類代碼
案卷分類代碼:第一位為L代表監理檔案;X代表聲像檔案;D代表電子文件檔案,第二位為1代表縱向檔案。
歸檔年度:取歸檔年份的最后二位數字。
項目編碼代號:第一位為L代表監理公司,第二位為監理公司分公司代碼,第三位為第幾項目監理部。
歸檔項目順序代號:為至001開始的流水順序號。
案卷順序號:為至01開始的流水順序號。
4.2.5 檔案編制說明的內容
編制說明的內容包括監理工作檔案的概況、案卷號和工程項目的簡要說明,以及其他需要說明的內容。
4.2.6 索引目錄卷的編制
檔案需編制索引目錄卷為零零卷,不列入總卷數內,索引目錄卷由編制說明、案卷目錄及各卷卷內目錄組成。
4.3 聲像檔案的編制
重大工程及建筑面積大于3000平方米的建設工程的監理項目應按要求建立音像資料檔案,并進行歸檔,音像資料檔案可分為照片和錄像二項,其歸檔內容如下:
反映工程項目原地物、地貌及建成后的建(構)筑物的照片和錄像;
反映工程項目施工主要過程,關鍵工序質量的照片和錄像;
反映監理工作開展、組織工作的照片和錄像;
有關領導、上級部門來監理項目部或施工現場檢查、指導工作所拍攝的照片、錄像。
在歸檔時拍攝的照片、錄像應分別表明拍攝時間、拍攝地點、簡要說明、拍攝者,錄像還應表明放像用時間,應將底片、盤帶全部歸檔、統一編目。
音像資料必須圖像清晰、聲音清楚,并按專題內容和拍攝時間進行排序和歸檔。
4.4 電子文件檔案的編制
4.4.1 監理項目部使用計算機或使用監理軟件或各種輔助性管理軟件開展監理文件編制和管理工作的,應將監理過程中產生的電子文件進行歸檔。歸檔時應按電子文件的性質確定具體分類、編目規則。
4.4.2 電子文件應刻錄在不可擦的光盤上進行歸檔。
5. 項目檔案的驗收
監理項目資料檔案編制完成后應及時報請相關人員進行項目檔案驗收工作。
中、小型監理項目的檔案應由項目總監、項目部檔案主管人員、項目部專業監理工程師進行檔案驗收工作;大型監理項目的檔案應由項目總監、項目部檔案主管人員、項目部專業監理工程師、公司檔案室主管人員、工程管理部一起進行檔案驗收工作。
項目檔案的驗收工作應在項目通過竣工驗收三個月內完成檔案驗收工作。
項目檔案的驗收工作采用表格打分法進行,滿分100分,合格分為80%的得分率(見附表二),多人參加驗收應分別打分,以平均分值計算,檔案驗收考核分值將計入公司對項目部和項目總監年度工作考核中。
項目檔案的報送
監理費用在20萬元以上的監理項目其經驗收合格的項目檔案應由各項目部檔案管理人員在工程項目竣工后一個月內向公司檔案室進行報送和移交,檔案存放于公司檔案室,同時按有關規定辦理交接手續,由公司檔案室簽發“檔案移交(接收)清單”(見附表六)。項目總監取得移交清單后交項目部和工程管理部備案。
監理費用在20萬元以下的監理項目其經驗收合格的項目檔案應由各項目部檔案管理人員及時(二周內)向公司工程管理部進行報送和移交,檔案存放于公司檔案室,同時按有關規定辦理交接手續。由工程管理部簽發“監理項目檔案移交清單”(見附表七)。
項目檔案的保存
項目檔案為監理部內部資料,保管期限為長期(保存期限等于該工程的
使用壽命)。
公司建立檔案室保存項目檔案,由公司檔案管理員負責檔案室的日常管理工作。
公司檔案室應按規定保持適宜的儲藏環境,應避光、防蟲、防蛀,室內溫度控制在攝氏14-24度、室內濕度控制在40%-60%。
項目檔案的借閱工作應按公司受控文件的管理要求進行。
項目檔案的銷毀應獲得公司總工程師的書面同意。
監理項目資料檔案管理
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1. 總則
2. 引用標準
3. 檔案管理職責
4. 項目檔案的編制
5. 項目檔案的驗收
6. 項目檔案的報送
7. 項目檔案的保存
8. 建設工程監理歸檔文件保存期限
9. 公司文件
10. 建設工程竣工驗收備案
11. 監理交底
12. 項目監理部辦公管理細則
1.總則
監理項目資料檔案管理作業指導書規定了建設監理資料的檔案管理職責和檔案編制、驗收和報送的程序和方法;
監理項目資料檔案管理作業指導書適用于廣東建科監理有限公司下屬各監理項目部對監理資料檔案的收集、編制、驗收、報送和保存管理工作;
監理項目資料檔案的范圍系指在工程項目建設監理工作過程中形成的具有保存價值的工程管理;工程檢查和工程總結資料、工程聲像資料以及電子文件。上述內容以下簡稱為檔案。
本作業指導書由公司工程部負責編制、發布并解釋。經公司總工程師批準后正式實施。
2.引用標準
《*******檔案法》(1996年修正);;
《城市建設檔案管理規定》(建設部令61號、90號);
《城市建設檔案管理暫行辦法》(1995年);
《建設工程文件歸檔整理規范》GB/T50328-2001
《建設工程監理規范》GB50319-2000
公司現行有效的質量管理體系文件。
3.檔案管理職責
檔案管理工作按照“統一領導、分級管理”的原則進行網絡化管理;
工程管理部負責并對監理項目部按照本作業指導書的各項規定實施監理項目資料檔案歸檔工作進行業務上的指導工作;對大型項目檔案的完整性、合格性與準確性進行驗收檢查;并負責對檔案室的建設和管理工作;
各監理項目部應配置和建立檔案資料所需的設備和材料、配備經過培訓掌握檔案編制要求的檔案管理人員;指導和協助監理項目部進行建檔工作;并對中小型項目檔案的完整性、合格性與準確性進行驗收檢查,確保項目資料檔案及時歸檔;
監理項目資料檔案實行總監理工程師負責制;
在工程開始時,總監應指定專人負責對監理項目資料的保管和匯總工作;
在監理工作實施過程中,各專業監理工程師應各自負責收集、整理與本專業有關的資料,項目部應按《監理信息管理作業指導書》的要求,及時對相關資料進行處理、編碼和存檔;
在工程項目完成后,在通過竣工驗收后一個月內,由總監負責檢查資料的完整性,并按本作業指導書的要求整理裝訂成冊,報送工程管理部驗收核準。
4.項目檔案的編制
4.1檔案編制內容
4.1.1 監理項目的資料檔案的編制內容及分卷要求應按“附件一”執行。
4.1.2 小型監理項目的資料檔案也可按如下內容及分卷要求進行編制:
第一卷
招投標文件,中標通知書、建設工程施工監理登記證(備案表)
工程建設監理委托合同
總監理工程師任命書、總監代表授權書
監理大綱
監理規劃
監理細則
第二卷
《建設工程監理規范》規定的A類表資料★
第三卷
《建設工程監理規范》規定的B類表資料★
第四卷
《建設工程監理規范》規定的C類表資料★
第五卷
監理月報
第六卷
監理日記、總監視記錄、旁站記錄
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第八卷
會議紀要及工程建設各方往來函件收發文登記表
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工程監理資料編制內容及說明序 號 組 卷 內 容 編 制 說 明 盒裝號第一部分 工程監理管理手冊(修訂版) 第一盒屬統計式資料,按公司制定的范本表格如實按時填寫 第二部分 工程綜合資料 2.1 工程法定程序資料 1、施工許可證;2、質量安全監督登記表;3、施工合同;(找甲方或施工單位復印) 4、監理合同。 第二盒2.2 項目監理機構 1、監理企業資質證書復印件;2、總監任命通知書;3、項目監理機構設置通知書;4、項目監理機構印章使用授權書;5、項目監理機構圖;6、項目安全監理組織架構圖; 7、項目監理機構監理人員調整通知書;8、質量監理工作流程圖;9、安全監理工作流程圖;10、項目監理人員資格證復印件;11、材料試驗見證卡;12、監理業務承攬記錄表及業務登記信息變更對照表。(相關表格見附表) 2.3 施工單位及人員資格審查 1、施工單位(總包)資質及人員執業資格審查登記表;2、分包單位資質報審表(《監理規范》表A3);3、分包單位資質及人員執業資格審查登記表;4、特種作業人員執業資格審查登記表; 5、施工單位(含分包)資質證書、安全生產許可證復印件;6、施工管理人員(含分包)及特種作業人員執業資格證書復印件 。(相關表格見附表) 2.4 開工報告 《監理規范》表A1《 開工申請表》和GD2201002表《單位工程開工申請報告》。 2.5 項目監理部工作制度 公司有范本 2.6 監理規劃、安全監理規劃、土建及安全各專項監理實施細則 1、封面按省統表(見附表),內容參照公司范本;2、對危險性較大的分部分項工程和垂直運輸設備編制監理實施細則。 第三盒2.7施工組織設計、安全文明施工組織設計、土建及安全各專項施工方案審查 1、公司三級審核表(見附表);2、報審表(表A2);3、組織設計及方案復印件。 第四盒2.8 投資控制資料 工程款支付證書(《監理規范》表A5)、工程索賠資料(監理規范表A8、B6)。 第五盒2.9 進度控制資料 工程延期及審批(使用《監理規范》表A7、B4、B5) 2.10 工地會議記錄 包括第一次工地會議、工地例會、專題會議(見附表),按時間順序編號、整理。 2.11 監理交底書 對重要的分部分項工程事前進行書面交底,公司有范本 2.12 工作聯系單 按省統表的格式填寫(見附表) 2.13 監理工程師備忘錄 見附表 2.14 公司檢查記錄 1、總監巡視檢查記錄;2、公司“飛行”檢查記錄;3、公司季度初檢會議紀要;4、公司季度檢查記錄。要求按時間順序編號、整理 2.15 監理月報 封面按省統表的格式(見附表)填報,每月1份(包括停工階段),總監簽名蓋章,建設單位有反饋意見 2.16 主管部門下達的整改單、回復單、停工令、復工令 主管部門下單后,監理人員要跟著及時下單督促整改落實,在規定的時間內予以回復。 2.17 工程竣工驗收資料 1、按省統表編制《工程質量評估報告》;2、監理工作總結;3、要收集蓋好章的《工程竣工驗收報告》、《竣工驗收備案表》交公司存檔。(封面按省統表,見相關附表) 第三部分 質量監理資料 3.1 質量旁站方案及記錄 1、質量旁站方案;2、質量旁站記錄按省統表的格式填寫(見附表),打樁旁站記錄按公司表格填寫(見附表),以上記錄按單位工程、時間順序或樓層部位收集整理。 第六盒3.2 人力、材料、主要設備檢查記錄 1、施工單位人力情況月審表;2、材料檢查記錄(見工程監理管理手冊);3、主要設備檢查記錄。(表格見附表) 第七盒3.3 質量監理報告 1、定期質量監理報告和進度報告(周報);2、工程質量監理報告。