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檔號(全宗號、目錄號、案卷號(件號)、頁號)的編制
(一)全宗號的編制 全宗號填寫檔案館給立檔單位編制的代號，如邵東一中，縣檔案館確定其全宗號為“142”， 標(biāo)識為“0142”。未確定全宗號的在檔案未進(jìn)館之前該號可暫不填寫。企業(yè)可填寫表達(dá)單位的漢語拼音代字.
(二)目錄號編制。 填寫全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號，在同一個全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷目錄號，企業(yè)或參照《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》編制分類方案的單位，可填寫類別特征代碼 。案卷目錄號應(yīng)根據(jù)全宗內(nèi)檔案整理狀況設(shè)置。可按不同時間，不同組織結(jié)構(gòu)，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設(shè)置案卷目錄號。每一案卷目錄所含案卷數(shù)量一般以三位數(shù)為宜。即，案卷目錄內(nèi)案卷數(shù)量不足1000時，一般不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號；案卷數(shù)量超過1000時，一般應(yīng)另立案卷目錄，并另編案卷目錄號。在一個全宗內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)的案卷目錄號。目錄號是由漢語拼音字母和阿拉伯?dāng)?shù)字組成的檔案類別代碼標(biāo)識。不同級位的類別之間可用間隔符“●”分開。不產(chǎn)生誤解時，省略間隔符。
1、一級類目的目錄號采用其類目中有代表性的一到二個漢字的大寫漢語拼音字母編寫。即W代表文書檔案；Y代表業(yè)務(wù)檔案(如果一個單位的業(yè)務(wù)檔案門類很多，可以分別用Y1、Y2、Y3等標(biāo)識)；J代表科技檔案；K代表會計檔案(報表K1、賬本K2、憑證K3)；X代表音像檔案；D代表電子檔案；SW代表檔案實物。
2、采用阿拉伯?dāng)?shù)字“1”、“2”、“3”分別表示“永久”、“長期(或30年)”、“短期(或10年)”三個不同的保管期限。
3、目錄號編制示例
業(yè)務(wù)檔案 目錄號 y1 代表永久類的業(yè)務(wù)檔案；Y2 代表長期(或30年)類的業(yè)務(wù)檔案；y3 代表短期(或10年)類的業(yè)務(wù)檔案。
(三)案卷(件)號、頁號
1、案卷號是目錄內(nèi)案卷的順序編號，案卷號用三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。目錄內(nèi)的案卷按排列次序流水編號，不應(yīng)有空號，在同一個案卷目錄(或分類體系的最低一級類目)內(nèi)也不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷號，每一案卷目錄內(nèi)的全部案卷只應(yīng)編一個流水順序號。如一個目錄出現(xiàn)兩個以上(含兩個)案卷流水順序號時應(yīng)重新編案卷號或分設(shè)案卷目錄。以“卷”整理的文書檔案、業(yè)務(wù)、科技檔案分別在同一保管期限內(nèi)依次編寫案卷號，再以案卷為單元依次編寫件號(填寫在順序號欄)和頁號。會計檔案中的財務(wù)報表，賬本，憑證、其他按“大流水”形式編寫案卷號，在每一個案卷內(nèi)編寫頁號。
2、件號即歸檔文件的排列順序號，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標(biāo)識。分為“室編件號、館編件號”。室編件號是歸檔文件在分類方案的最低一級類目內(nèi)從“1”開始編寫的順序號，每一件內(nèi)編寫頁號。館編件號是指歸檔文件移交進(jìn)館，重新鑒定、整理、排列后編制的順序號。音像、電子、實物檔案按類從“1”開始編寫件號。
3、頁號是填寫卷內(nèi)文件材料所在之頁的編號。頁號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。卷內(nèi)文件各頁按排列次序流水編號，不應(yīng)有空號。
四、檔案整理的質(zhì)量要求：
(一)組合(卷)要求；以問題為主，兼顧其它特征，使文書材料之間的聯(lián)系緊密，分級適當(dāng)，問題單一，類型鮮明，年度不混，保管期限準(zhǔn)確。
1、齊全完整。歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，一個問題的構(gòu)件不能缺漏，字跡材料一律使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水；收集工作應(yīng)立足本單位,注意業(yè)務(wù)部門形成的反映專業(yè)職能活動的文件材料的收集;重大活動事件材料的收集；文電合一；底稿隨印件一起收集。若底稿是直接在計算機上起草的打印件，則一般只要收集發(fā)文稿紙與印件，其中發(fā)文稿紙上除了領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)外還需加蓋單位公章以示效力。若計算機打印的底稿上有領(lǐng)導(dǎo)的重要修改或批示，應(yīng)收集與印件一并歸檔；有重要領(lǐng)導(dǎo)批示的辦文單應(yīng)隨正文一起收集歸檔；附件隨正件收集歸檔；關(guān)于同一問題的請示和批復(fù)應(yīng)一起歸檔。
2、分類科學(xué)。全宗內(nèi)檔案整理采用統(tǒng)一的分類方案，分類層次清楚，類、項、目概念明確，并列的類別之間界限分明，不互相交叉或重合。
3、保持文件內(nèi)在聯(lián)系。
A．時間聯(lián)系。要求區(qū)分年度，不同年度的文件不得混淆，一份文件有多個時間特征的．分年度時．以文件簽發(fā)日期(成文日期)為準(zhǔn)，據(jù)以判定文件所屬年度。計劃、規(guī)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計報表以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按簽發(fā)日期(成文日期)，電報以發(fā)出日期，判定文件所屬年度。遇到某些特殊情況，按以下原則處理：(1)跨年度的請示與批復(fù)、來文與復(fù)文，放在復(fù)文年度；沒有復(fù)文的，放在請示年度；多份文件(如組織關(guān)系、工資關(guān)系、行政介紹信等)作為一件的，可標(biāo)起止時間；跨年度的規(guī)劃、計劃、預(yù)算，放在文件內(nèi)容針對的第一個年度；跨年度的總結(jié)、報告、決算，放在文件內(nèi)容針對的最后一個年度；跨年度的會議文件，放在會議結(jié)束的年度；跨年度的非訴訟案件，放在結(jié)案的年度；法規(guī)性文件放在公布或批準(zhǔn)的年度。(2)按專門年度(如教學(xué)年度)形成的文件，放在專門年度組卷。(3)沒有標(biāo)明落款日期的文件材料．應(yīng)通過對照等手段考證文件的準(zhǔn)確日期或推斷近似日期，據(jù)以按年度合理歸類。(4)臨時性機構(gòu)，存在時間不長(兩年以內(nèi))，文件材料較少．形成的文件可以不分年度．放在工作結(jié)束年度歸檔；如果每年文件數(shù)量較多亦可分散在各個年度內(nèi)歸檔。
B．來源聯(lián)系。要求區(qū)分級別，將上級機關(guān)、下屬機關(guān)、平級機關(guān)和本單位的文件分別組卷。對有密切聯(lián)系的上、下級文件，如本單位的請示與上級機關(guān)的批復(fù)，下屬機關(guān)的請示與本單位的批復(fù)，應(yīng)與本單位的文件放在一起組卷。
C．內(nèi)容聯(lián)系。要求保持卷內(nèi)文件內(nèi)容的單一性和內(nèi)容相近的文件之間的聯(lián)系。黨政工團(tuán)和業(yè)務(wù)管理活動中形成的各種管理性、業(yè)務(wù)性、規(guī)范性文件和調(diào)研材料等，一般按問題進(jìn)行組合。同一個問題、一次會議、一項工程、一個案件的文件以及正件與附件、正本與底稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件放在一起組卷。文電應(yīng)合一組卷。單一問題的文件數(shù)量少時，可將內(nèi)容相近的其他問題的文件合并組卷。不同載體的文件材料，如錄音帶、錄像帶、照片、影片、電腦軟盤等與內(nèi)容相關(guān)的文書檔案統(tǒng)一整理編目，分別存放，并在目錄中加注說明。在按問題分類時，文件歸檔應(yīng)按其主要內(nèi)容有規(guī)律地進(jìn)行，并保持連續(xù)性，某個內(nèi)容的文件在去年放入哪類中，今年亦歸入同一類中，不要根據(jù)一時的需要隨便更改，以免給將來的查找利用帶來不便。
4、正確劃分保管期限。根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按不同的保管期限分開。
A、文書檔案根據(jù)國家檔案局2006年8號令《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》的規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按永久、定期(30年、10年)二種不同的保管期限分開 。(1)永久保存的文件有以下八個重要方面：一是本機關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料。這一條從文種的專指性上理解，可以細(xì)化為法律、法規(guī)、條例和政策性文件材料。二是本機關(guān)召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料。本機關(guān)召開的重要會議主要指本級黨代會、人代、政協(xié)會、經(jīng)濟(jì)工作會、紀(jì)檢會及本機關(guān)召開的年度工作會議、黨組(黨委)會議、行政辦公會、重要的專題工作研討會的文件材料。 要因機關(guān)性質(zhì)來比較，對本機關(guān)只要具有重要影響力的活動都算。比如本機關(guān)機構(gòu)設(shè)置、撤并、名稱更改、人事任免、評先、組織簡則、人員定編、印信啟用和作廢等文件材料。三是本機關(guān)職能活動中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料。主要指本機關(guān)形成的年度或年度以上工作計劃、總結(jié)、規(guī)范性文件、重要業(yè)務(wù)事項的文件、重要專題的調(diào)研材料、大事記、組織沿革、綜合性統(tǒng)計報表等文件材料。四是本機關(guān)關(guān)于重要問題的請示與上級機關(guān)的批復(fù)、批示、報告、總結(jié)、結(jié)合性統(tǒng)計報表等。五是本機關(guān)機構(gòu)演變、人事任免等文件材料。六是本機關(guān)房屋買賣土地征用，重要合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。七是上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料，主要是指法律、法規(guī)、條例、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、中長期發(fā)展規(guī)劃等。八是同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。把握機關(guān)文件材料重要性和一般性，是否永久保管，要從機關(guān)職能活動規(guī)模大小、歸檔層次、影響力、產(chǎn)生的文件材料是否具備政策性等諸多因素來考慮。(2)定期保管的文書檔案主要包括：一是本機關(guān)職能活動中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；主要是指本機關(guān)各部門在履行職能活動形成一般性的規(guī)章、辦法、意見等文件材料。二是本機關(guān)召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料，三是本機關(guān)形成的有關(guān)事務(wù)管理、制度、安全保衛(wèi)等一般性文件材料。四是本機關(guān)人事管理工作形成的一般性文件；包括工作計劃、總結(jié)、專題調(diào)研材料等。 五是本機關(guān)關(guān)于一般性問題的請示與上級的批復(fù)、批示。一項系統(tǒng)工程，是分階段進(jìn)行的，那么在各階段形成的文件材料，只能當(dāng)成一般性的業(yè)務(wù)。至于一般性的工作報告、總結(jié)、統(tǒng)計表，是指機關(guān)各部門自己形成的，僅反映一個部門或一個方面職能活動的文件材料。六是上級機關(guān)制發(fā)的關(guān)于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)，但要貫徹執(zhí)行的一般性文件材料(包括一般性的會議文件材料)，這一條幾乎大多數(shù)機關(guān)都有，雖是普發(fā)性的，但不是事物性的，而是需要貫徹執(zhí)行的。七是上級機關(guān)和同級機關(guān)制發(fā)的非本機關(guān)主管業(yè)務(wù)但需貫徹執(zhí)行的文件材料。在這一條中提到上級或同級，不一定是本機關(guān)的主管業(yè)務(wù)，但又需參照執(zhí)行，比如財政、人事、勞動等部門制發(fā)的調(diào)資、勞保、福利、差旅費報銷、稅務(wù)、職稱、計生等文件材料。八是同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。九是下級機關(guān)報送的年度或年度以上計劃(含長遠(yuǎn)規(guī)劃)、總結(jié)、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。以上定期保存的9條中有7條使用了“一般”這個詞。把握文件材料的“一般”要看文件材料涉及的問題是否常規(guī)性、技術(shù)性等方面的問題。(3)根據(jù)本單位的保管期限表，對當(dāng)年歸檔文件進(jìn)行分類時要注意以下幾點:一是原則上不要將多個保管期限的文件混在一起。二是應(yīng)從一個問題或一組文件的重要程度劃定保管期限，不要孤立地按單份文件的重要程度來劃定保管期限。如全縣教育工作會議材料，除了先進(jìn)事跡是30年，其余都是永久，那么我們可以把這個先進(jìn)事跡也做永久。我縣統(tǒng)一規(guī)定重大活動、主要工作職能會議材料成套性集中，全部定為永久。三是上級業(yè)務(wù)主管部門文件永久從嚴(yán)(政策法規(guī)、方針性文件),部分重要的可定為30年,其他都是10年。四是本級內(nèi)部科室加掛縣機構(gòu)牌子,期限提高.五是本級簡報30年。外形要求
1、裝具要求。
(1)采用由縣檔案局統(tǒng)一監(jiān)制的規(guī)范化的檔案卷皮夾、文書檔案盒、科技檔案盒、照片檔案盒、會計憑證盒、會計賬簿盒、會計報表夾、歸檔文件目錄紙、卷內(nèi)文件目錄紙、歸檔文件目錄索引、案卷目錄紙、會計檔案登記清冊、會計檔案卷內(nèi)目錄、科技檔案目錄、案卷目錄夾、全引目錄夾、歸檔文件目錄夾等裝具材料。
(2) 購置合適的裝訂工具。比如用于裝訂“案卷” 的手槍式電鉆、裝卷時用于固定檔案不動的夾子(4個以上)，以及剪刀、棉線、漿糊或膠水。
用于裝“件”的小型縫紉機、打孔機、塑料螺釘、不銹鋼夾等
用于起訂書針的起訂機
2、填寫案卷或檔案盒封面要求。立檔單位名稱應(yīng)用毛筆書寫或刻章蓋印，其他項目應(yīng)用鋼筆(上黑色墨水)按規(guī)定逐項填寫清楚，字跡工整、清晰，也可以刻章蓋印。
3、案卷或文件裝訂要求。案卷或文件的裝訂主要是為了固定"件",使其便于保管和利用。在裝訂前,已破損的文件應(yīng)予修整,字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制或進(jìn)行字跡加固處理。文件的修整,復(fù)制要在保持原貌的前提下進(jìn)行。須去掉卷內(nèi)文件上的訂書針、曲別針、大頭針等金屬物，對于裝訂成冊不便拆封的書籍,刊物等,金屬物已嚴(yán)密封裝在其中,且拆釘會損壞原貌,不須拆釘重裝。裝訂應(yīng)結(jié)實整齊，不壓字，不掉頁，不倒頁，不損壞文件，不妨礙閱讀。對大于A4紙型規(guī)格的報表、圖樣等文字材料，應(yīng)按照A4紙型的尺寸加以折疊，盡量減少折疊層粼、折痕處應(yīng)盡量位于字跡之外。對于小于A4紙型規(guī)格的介紹信等文字材料，應(yīng)將它們粘貼在A4紙上。空白紙張抽除。
(1)單份文件裝訂。裝訂前應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁按一定方式對齊。采用左上角裝訂的，應(yīng)將左、上側(cè)對齊；采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將左、下側(cè)對齊。永久保管的卷內(nèi)文件應(yīng)逐件用三孔一線的裝訂方式，如果文件頁數(shù)多，可以裝在文件左側(cè)的正中間，如果文件很薄，可以裝在左上角，也可采用縫紉機軋邊等方式，裝訂時以文件的左側(cè)為裝訂邊。30年保管的文件用塑料螺釘?shù)刃问窖b訂，五頁以下可用膠水粘貼左上角。10年期限的文件，可不拆釘，保持原貌。裝訂時文件正本與定稿為一件(正本在前,定稿在后)；正文與補充說明正文的文字、圖表、數(shù)據(jù)等附件為一件(正文在前,附件在后)；原件與復(fù)制件或手抄件為一件(原件在前,復(fù)制件在后)；附件頁數(shù)多，也可各為一件；具有保存價值的文件處理單(指有領(lǐng)導(dǎo)簽具意見)應(yīng)與正文作為一件，文件處理單在前，文件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件(轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后)；外單位的來文與本單位的復(fù)文為一件(復(fù)文在前,來文在后)；本單位向同級或上級機關(guān)的去文與這些機關(guān)的復(fù)文可以各為一件,但須排列在一起；會議文件每份文件為一件,會議記錄原則上一次會議記錄為一件,但裝訂時可以以原來的的本為單位裝訂；報表、名冊、圖表、介紹信類文字材料應(yīng)按其原裝訂方式，一冊(本)作為一件。未裝訂的式樣同一的表格，以一定的單位(如部門或時間等)組合，可裝訂在一起作為一件，如先進(jìn)審批表、工資審批表、統(tǒng)計年報等；介紹信一般一份為一件,若單位一年形成的介紹信數(shù)量較多時，也可結(jié)合其它特征劃分成若干件。
(2)整卷裝訂的案卷，裝訂前應(yīng)將“卷”內(nèi)的各頁按一定方式對齊。文件紙張相差不大的(如學(xué)籍檔案)應(yīng)將右、下側(cè)對齊；文件紙張相差太大的為了保證檔案裝訂后不掉頁，可只對齊左側(cè)、下側(cè)。采用三孔一線的方法裝訂，結(jié)頭放在文件的底部、卷皮之內(nèi)。
(3)不宜裝訂的歷史文獻(xiàn)、珍貴檔案、圖表、照片等，則裝入檔案袋或檔案盒內(nèi)。 (三)排列編目要求歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級類目內(nèi)．根據(jù)一定的方法確定文件先后次序，并使這種系統(tǒng)化的次序固定化的過程。一般按級別、事由，結(jié)合時間、重要程度等排列。事由是指一件具體的事，一個具體問題，或一段較緊密的工作過程等等。如申請一項撥款、召開一次會議。會議文件、統(tǒng)計報表、刊物等成套性文件可集中排列，會議記錄排最前。上級來文集中排列在本級歸檔文件之前，同級文件排列在本級文件之后，再排下級。上級文件按同一文號集中排列；本級文件按綜合、政工、業(yè)務(wù)、行政事務(wù)、其他(或黨群、行政、業(yè)務(wù)、其他)的事由順序排列 。
1.同一事由的歸檔文件排列內(nèi)容單一或同一事由的案卷或歸檔文件，可按文件作者、形成時間的先后順序排列或者按文件的重要程度排列。一般可按上級、本級、同級、下級排列。不同級別內(nèi)再按時間的先后順序或重要程度排列；綜合類文件排列,按會議記錄、綜合性會議材料、計劃、總結(jié)、匯報等順序。 2、不同事由的歸檔文件排列． (1) 按不同事由形成時間的先后順序排列。這種方法只需將不同事由的文件，按其形成時間或辦結(jié)時間的先后順序排列，而不考慮其他因素，這種方法比較簡單，較使用于實行“隨辦隨歸”的機關(guān)。如一個作者，幾個問題的文件，就先按問題后按時間排列。 (2)按事由的重要程度排列。即將主要職能活動形成的文件排在前面，其他工作形成的文件排在后面，或?qū)⒕C合性工作排在前面，具體業(yè)務(wù)工作排在后面。如縣檔案局永久文件先排會議記錄、工作計劃、總結(jié)、全縣檔案工作會議材料、綜合性年報，再排政工方面的人員任命、增加工資、職工退休、干部、黨員花名冊、年報等，然后是業(yè)務(wù)方面的民生檔案工作意見等。 (3)按事由具有的共同屬性分別集中排列 a 、一個事由，幾個作者，可先按作者，再按時間排列。例如人事工作文件，可先將機構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免、調(diào)配、職稱評定、勞資、出國審查等問題所屬的不同事由形成的文件分別集中到一起。 b、一個事由，幾個地區(qū)，可先按地區(qū)，再按時間排列。如基層上報的工作總結(jié)、統(tǒng)計、年報、花名冊。 c、非訴訟案件材料，按決定(或批復(fù))----報告---調(diào)查旁證----個人交代材料等順序排列。 (4)按文件的共同特征交叉組配排列。若一組歸檔文件，反映了不同的作者、不同的問題、不同的文種或不同的地區(qū)等，則可層層細(xì)分，分級排列。可按“作者----問題---名稱----時間” 交叉組配排列。
3、 密不可分的文件應(yīng)依序排列，正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批復(fù)在前，請示在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；非訴訟案件的結(jié)論、決定、判決性文件在前，罪證、旁證等依據(jù)性材料在后。
4、對具有保存價值，但因特殊原因未及時歸檔的零散件，可采用將其排在同一年度、同一機構(gòu)(問題)、同一期限的最后，或與相關(guān)的某件歸檔文件裝訂成一件，并在文件條目備注欄和備考表中加以說明。在實際工作中應(yīng)盡量避免。
(四)編頁號與蓋歸檔章 卷內(nèi)文書材料排列完畢后，要在文書材料中有字跡和圖表的頁面，一頁編一個號，即頁號。頁號的位置，整卷裝訂的案卷，應(yīng)在文件正面右上角、背面左上角編寫頁號；單份裝訂的歸檔文件，應(yīng)在每份文件的右下角、背面左下角編寫頁號，我縣規(guī)定每一份文件都需用鉛筆重新編頁號。整卷裝訂的案卷，如果文書材料與卷盒或者卷皮沒有裝訂在一起，應(yīng)在卷內(nèi)文件目錄右上角的小方框內(nèi)填寫全宗號、目錄號、案卷號。單份裝訂的文件，有文件閱辦單的，編頁號從閱辦單開始。 蓋章要求：歸檔章一般采用紅色或黑色印泥，蓋在歸檔文件首頁上端居中偏右的的空白處，再逐件編寫歸檔章有關(guān)項目。一個單位歸檔章加蓋的位置應(yīng)統(tǒng)一；歸檔章不要遮蓋領(lǐng)導(dǎo)批示、收文章或文件內(nèi)容；若歸檔文件前有文件處理單(或辦文單)，歸檔章可加蓋在文件處理單(或辦文單)上。歸檔章其格式與尺寸如下
歸檔章設(shè)置全宗號、年度、保管期限、件號、頁數(shù)、盒號等必備項。
1、 全宗號：是同級檔案館給立檔單位編制的代號。由縣檔案館統(tǒng)一確定，未確定全宗號的在檔案未進(jìn)館之前該號可暫不填寫。如下圖中的“11”是檔案局的全宗號。
2、年度：是指文件形成年度．以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年。如“2007”。
3、保管期限：是該歸檔文件保管期限標(biāo)注。直接標(biāo)明“永久”，“30年(2008年以前為長期)”，“10年(2008年以前為短期)”。
4、件號：件號為文件的排列順序號。件號又分為室編件號和館編件號兩種。 室編件號是歸檔文件在分類方案的最低一級類目的排列順序號。歸檔文件依排列順序從"1"開始逐件編號，永久,30年,10年分別編順序號。 館編件號的設(shè)置主要是與檔案館銜接的需要，機關(guān)檔案室不用填。
5、盒號：檔案盒的排列順序號。
6、頁數(shù)：每一份歸檔文件的頁數(shù)。
7、機構(gòu)(問題)：是指作為分類方案類目的機構(gòu)(問題)名稱或規(guī)范化的簡稱。(我縣這欄可以不填) 下圖是已經(jīng)填好的歸檔章樣式：
(五)卷內(nèi)文件或歸檔文件編目要求，編目是指編制歸檔文件目錄或卷內(nèi)文件目錄，編目應(yīng)做到準(zhǔn)確,全面,詳細(xì)，深入，以適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化及計算機檢索的需要。目錄項目包括件號或順序號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)或頁號、備注七項。用紙幅面尺寸采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型 (長297mm寬220mm)，我縣統(tǒng)一印制成紅色。各單位應(yīng)在縣檔案局統(tǒng)一購置，不能用白紙印。填寫歸檔文件目錄項目時．應(yīng)使用耐久的書寫材料進(jìn)行填寫，且字跡必須工整，美觀。永久、30年保管的檔案要求用計算機打印目錄，目錄要求一式五份。一份隨同檔案裝入檔案盒，另四份應(yīng)根據(jù)分類方案作目錄匯編裝訂成冊，以便查找和向檔案館移交之用。卷內(nèi)文件目錄放在卷首，歸檔文件目錄放置在歸檔文件的最前面。填寫卷內(nèi)文件目錄或歸檔文件目錄要求如下： 卷內(nèi)文件目錄和歸檔文件目錄樣式如下：
(1)卷內(nèi)文件目錄和歸檔文件目錄的兩個區(qū)別：
一是卷內(nèi)文件目錄第一欄是順序號，卷內(nèi)文書材料依其排列先后填寫序號， 按照文件的合理排列，要求一份文件對應(yīng)一條目錄，一條目錄對應(yīng)一個順序號。單份裝訂的案卷，其卷內(nèi)文書材料的件號應(yīng)與順序號一致。順序號應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字從”1”起依次標(biāo)注案卷內(nèi)文件材料件數(shù)的順序，第二卷數(shù)字不能相連；歸檔文件目錄第一欄是件號，填寫室編件號。原則上一份文件編一個件號，登錄時占據(jù)一個欄目。批復(fù)與請示、復(fù)函與發(fā)函、正件與附件、批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)和被批轉(zhuǎn)或被轉(zhuǎn)發(fā)件，應(yīng)看作是一份文件的兩個部分，只編一個件號；但請示、來函、附件、被批轉(zhuǎn)(轉(zhuǎn)發(fā))文件的標(biāo)題可以另外占行書寫。同一份文件的不同稿本，只編一個件號；重要文件的定稿、草稿與歷次修稿稿只編一個件號，但可以分別占一行登錄。件號的編寫應(yīng)在同一個保管期限下、在同一年度內(nèi)從“1”開始逐件流水編制，同一年度內(nèi)盒與盒之間的文件件號必須相連。
二是卷內(nèi)文件目錄第六欄是頁號，填寫卷內(nèi)每份文書材料的起始頁號，卷內(nèi)最后一份文書材料應(yīng)填寫起止頁號，止號要與文件最后頁的頁碼相符。每卷檔案都從“1”開始按卷內(nèi)文件排列順序依次編寫。歸檔文件目錄第六欄是頁數(shù)，填寫一件文件的總頁數(shù)，用于統(tǒng)計和核對。雙面有字的記2面，空白頁不計數(shù)；來往文書、正本與定稿作為一件時，應(yīng)將構(gòu)成該件的各文件頁數(shù)相加作為該件的頁數(shù)。為便于管理，永久、30年保存的檔案，我縣統(tǒng)一要求每件都編頁號，每件按件內(nèi)紙張排列順序從“1”開始編寫。 不管是頁數(shù)還是頁號，頁碼的編寫都是雙面有字的記2面，空白頁不計數(shù)。以案卷為單位整理的頁碼編在正面的右上角，背面的左上角，以件為單位整理的頁碼編在正面的右下角，背面的左下角，打印件已經(jīng)編有頁碼的可不并再編，有底稿的文件頁碼接著正稿后面的頁碼數(shù)字編寫。
(2)責(zé)任者：是指制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者。責(zé)任者一般應(yīng)按文件照錄，可寫通用的簡稱，如“邵東縣教育局”，不能使用“本局”等含義不明，難于判斷的簡稱。聯(lián)合發(fā)文填主辦者和“我”(我指立檔單位名稱)。如有多個責(zé)任者，可寫前三個，后加“等”字。對于領(lǐng)導(dǎo)人講話或以領(lǐng)導(dǎo)人名義發(fā)布的文件，責(zé)任者可填寫領(lǐng)導(dǎo)人姓名，但必須用“( )”標(biāo)出領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)；未署責(zé)任者的文件，編目時應(yīng)考證清楚一并填寫。另外注意，文件制發(fā)者是原作者，而不是編印者或翻印者。花名冊、介紹信、介紹信、報道證、招聘表、工資轉(zhuǎn)移證、農(nóng)轉(zhuǎn)非存根的責(zé)任者一律為文件中印章所指的批準(zhǔn)單位。無批準(zhǔn)單位印章的以填報單位所寫字樣為準(zhǔn)。
(3)文號：填寫文件制發(fā)機關(guān)的發(fā)文字號。 文號一般由機關(guān)代字、年度、順序號三部分組成，填寫文號要照實抄錄，不能隨意刪減、省略、落字。如有明顯錯字，注意改正。可用三排編寫， 文號中的年度要用[ ]括起，如“邵檔發(fā)[2008]10號”。 少數(shù)文號中出現(xiàn)無字號、無年度而只有數(shù)字號的情況，注意有則有，無則無。文號欄內(nèi)不得填寫刊物名稱、期次、文件材料的件次，諸如"會議文件之一"或"某刊第幾期"等。
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周海燕愛吉他
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檔案柜(架)的排放和編號應(yīng)符合下列要求：
1、整齊一致
排列一致，橫豎成行，不同規(guī)格式樣的分排；
2、通風(fēng)避光
有窗庫房的柜架排列，應(yīng)與窗戶垂直，以避免強烈光線直射；
3、空間利用
主要過道的寬度一般可在 1m-1.2m間，一般的、非密集架、架與架之間的距離以0.8m左右為宜，柜與柜間的距離適當(dāng)加寬，柜架不應(yīng)緊靠墻壁；
4、統(tǒng)一編號
自門口起從左至右編架(柜)號，每個架(柜)子的欄也從左至右編號，每欄的格自上而下編號。如果沒有欄，則是從上到下編格號。
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煙是鏤空的火
回答數(shù)：5517 | 被采納數(shù)：18
1。對檔案進(jìn)行分類 不同類型的文件放到不同的文件柜或文件夾中
2。對檔案進(jìn)行整理，弄出個目錄來 方便查找
3。借閱的時候進(jìn)行登記 借件人 與 借出人簽字登記 并寫明日期
4。歸還的時候也要進(jìn)行登記 同時也要對歸還日期與人員進(jìn)行登記
5。對新增文件 也要進(jìn)行登記 并分類存放
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1東家(十大品牌,知名品牌,專業(yè)領(lǐng)軍品牌之一,東莞) 2 好萊客(十大品牌,英國品牌,專業(yè)領(lǐng)軍品牌之一,廣州) 3 科曼多Coamdo(十大品牌,香港獨資,著名品牌,上海) 4 維意 Wayes (十大品牌,佛山)
來自中國檔案柜十大品牌都是什么誰清楚？2015-11-06 -
阜陽太和電動檔案柜價格：450元/件 表面靜電噴塑，粉末涂料選用阿克蘇·諾貝爾·長誠在中國獨資企業(yè)生產(chǎn)的NOBEL，聚脂與環(huán)氧型混合涂料，噴塑前經(jīng)嚴(yán)格去尚油除銹和磷化處理。門板平整，款式新穎，表面亞光噴塑，ISO900
來自電動檔案柜一般是什么價格？2016-09-07 -
1、鋼制文件柜表面靜電粉末噴塑，環(huán)保無毒害，無氣味； 2、焊接部分采用高標(biāo)準(zhǔn)熔接焊，表面平整光滑； 3、對開門，移門，取拿更方便； 4、鋼制文件柜儲存系統(tǒng)設(shè)計合理 ； 5、選料考究、工藝精湛、功能完善
來自密集檔案柜特點主要是什么？2016-07-08 -
地區(qū)不同會有一定的差異，一般地區(qū)一節(jié)規(guī)格是H400*W850*D390mm，一套五節(jié)，上海地區(qū)是H400*W900*D400mm，各別有H390*W850*D390mm，不過這些尺寸放檔案盒什么的都可以的。
來自求問五節(jié)檔案柜尺寸是什么2017-09-23
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