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辦公室接待禮儀常識有哪些?

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提問者:鄒靈雨| 麗水| 2422次瀏覽
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1、職場儀態(tài)禮儀
很多職業(yè)人士,為了美化外在的形象,不惜花重金去美容,購買高檔的服飾。愛美之心,人皆有之,這無可厚非。但是,精心打造出來的光鮮奪目的形象,往往會被行為舉止上的一些差錯而徹底粉碎。修飾你的儀態(tài)美,從細微出流露你的風度、幽雅,遠比一個衣服架子,更加賞心悅目!

①站姿
古人云:站如松。聯(lián)系現(xiàn)代職場的世界,倒也不必站的那么嚴肅!男士則主要體現(xiàn)出陽剛之美,抬頭挺胸,雙腳大約與肩膀同寬站立,重心自然落于腳中間,肩膀放松。女士則體現(xiàn)出柔和和輕盈,丁字步站立。
談話時,要面對對方,保持一定的距離。盡量保持身體的挺直,不可歪斜。依靠著墻壁、桌椅而站;雙腿分開的距離過大、交叉,都是不雅觀和失禮的行為。手中也不要玩弄物品,那樣顯的心不在焉,是不禮貌的行為。
②坐姿
③行走
靠道路的右側行走,遇到同事、主管要主動問好。在行走的過程中,應避免吸煙、吃東西、吹口哨、整理衣服等行為。上下樓梯時,應尊者、女士先行。多人行走時,注意不要因并排行走而占據(jù)路面。
④遞接物品
⑤ 上、下車禮儀

2、體態(tài)語

①目光
與人交往是,少不了目光接觸。正確的運用目光,傳達信息,塑造專業(yè)形象,要遵守以下規(guī)律。
PAC規(guī)律:
P—PARENT,指用家長式的、教訓人的目光與人交流,視線是從上到下,打量對方,試圖找出差錯。
A—ADULT,指用成人的眼光與人交流,互相之間的關系是平等的,視線從上到下。
C—CHILDEN,一般是小孩的眼光,目光向上,表示請求或撒嬌。
作為職場人士,當然都是運用成人的視線與人交流,所以要準確定位,不要在錯誤的地點、對象面前選擇錯誤的目光,那會讓人心感詫異的。
三角定律:根據(jù)交流對象與你的關系的親疏、距離的遠近來選擇目光停留或注視的區(qū)域。關系一般或第一次見面、距離較遠的,則看對方的以額頭到肩膀的這個大三角區(qū)域;關系比較熟、距離較近的,看對方的額頭到下巴這個三角區(qū)域;關系親昵的,距離很近的,則注視對方的額頭到鼻子這個三角區(qū)域。分清對象,對號入座,切勿弄錯!
時間規(guī)律:每次目光接觸的時間不要超過三秒鐘。交流過程中用60%-70%的時間與對方進行目光交流是最適宜的。少于60%,則說明你對對方的話題、談話內(nèi)容不感興趣;多與70%,則表示你對對方本人的興趣要多于他所說的話。

②手勢運用
通過手勢,可以表達介紹、引領、請、再見等等多種含義。手勢一定要柔和,但也不能拖泥帶水。
3、定位你的職業(yè)形象
“云想衣裳花想容”,相對于偏于穩(wěn)重單調(diào)的男士著裝,女士們的著裝則亮麗豐富得多。得體的穿著,不僅可以顯得更加美麗,還可以體現(xiàn)出一個現(xiàn)代文明人良好的修養(yǎng)和獨到的品位。

3.職業(yè)著裝的基本原則

著裝TPO原則
TOP是三個英語單詞的縮寫,它們分別代表時間(Time)、場合(Occasion)和地點(Place),即著裝應該與當時的時間、所處的場合和地點相協(xié)調(diào)。

場合原則   衣著要與場合協(xié)調(diào)。與顧客會談、參加正式會議等,衣著應莊重考究;聽音樂會或看芭蕾舞,則應按慣例著正裝;出席正式宴會時,則應穿中國的傳統(tǒng)旗袍或西方的長裙晚禮服;而在朋友聚會、郊游等場合,著裝應輕便舒適。試想一下,如果大家都穿便裝,你卻穿禮服就有欠輕松;同樣的,如果以便裝出席正式宴會,不但是對宴會主人的不尊重,也會令自己頗覺尷尬。

時間原則  不同時段的著裝規(guī)則對女士尤其重要。男士有一套質(zhì)地上乘的深色西裝或裝修'>中山裝足以包打天下,而女士的著裝則要隨時間而變換。白天工作時,女士應穿著正式套裝,以體現(xiàn)專業(yè)性;晚上出席雞尾酒會就須多加一些修飾,如換一雙高跟鞋,戴上有光澤的佩飾,圍一條漂亮的絲巾;服裝的選擇還要適合季節(jié)氣候特點,保持與潮流大勢同步。

地點原則   在自己家里接待客人,可以穿著舒適但整潔的休閑服;如果是去公司或單位拜訪,穿職業(yè)套裝會顯得專業(yè);外出時要顧及當?shù)氐膫鹘y(tǒng)和風俗習慣,如去教堂或寺廟等場所,不能穿過露或過短的服裝。

④職業(yè)女性著裝四講究
整潔平整   服裝并非一定要高檔華貴,但須保持清潔,并熨燙平整,穿起來就能大方得體,顯得精神煥發(fā)。整潔并不完全為了自己,更是尊重他人的需要,這是良好儀態(tài)的第一要務。
色彩技巧   不同色彩會給人不同的感受,如深色或冷色調(diào)的服裝讓人產(chǎn)生視覺上的收縮感,顯得莊重嚴肅;而淺色或暖色調(diào)的服裝會有擴張感,使人顯得輕松活潑。因此,可以根據(jù)不同需要進行選擇和搭配。
配套齊全   除了主體衣服之外,鞋襪手套等的搭配也要多加考究。如襪子以透明近似膚色或與服裝顏色協(xié)調(diào)為好,帶有大花紋的襪子不能登大雅之堂。正式、莊重的場合不宜穿涼鞋或靴子,黑色皮鞋是適用最廣的,可以和任何服裝相配。
飾物點綴   巧妙地佩戴飾品能夠起到畫龍點睛的作用,給女士們增添色彩。但是佩戴的飾品不宜過多,否則會分散對方的注意力。佩戴飾品時,應盡量選擇同一色系。佩戴首飾最關鍵的就是要與你的整體服飾搭配統(tǒng)一起來。

④嚴格禁止的著裝
牛仔服(衣、褲)、超短裙、拖鞋(包括時裝脫涼)

4、如何化職業(yè)妝
前臺接待人員上班時應化淡妝,以體現(xiàn)出女性的健康、自信。下面介紹一種適合多數(shù)女性的化妝方法。
首先清潔面部。用滋潤霜按摩面部,使之完全吸收,然后進行面部的化妝步驟。
打底:打底時最好把海綿撲浸濕,然后用與膚色接近的底霜,輕輕點拍。
定妝:用粉撲沾干粉,輕輕揉開,主要在面部的T字區(qū)定妝,余粉定在外輪廓。
畫眼影:職業(yè)女性的眼部化妝應自然、干凈、柔和,重點放在外眼角的睫毛根部,然后向上向外逐漸暈染。
眼線:眼線的畫法應緊貼睫毛根,細細地勾畫,上眼線外眼角應輕輕上翹,這種眼形非常有魅力。
眉毛:首先整理好眉形,然后用眉形刷輕輕描畫。
睫毛:用睫毛夾緊貼睫毛根部,使之卷曲上翹,然后順睫毛生長的方向刷上睫毛液。
腮紅:職業(yè)妝的腮紅主要表現(xiàn)自然健康的容顏,時尚暈染的方法一般在顴骨的下方,外輪廓用修容餅修飾。
口紅:應選用亮麗、自然的口紅,表現(xiàn)出職業(yè)女性的健康與自信。
按以上步驟化妝后,一位靚麗、健康、自信的職業(yè)女性就會展現(xiàn)在人們面前。

二、商務接待禮儀

1、日常接待工作
①迎接禮儀
應立即招呼來訪客人:應該認識到大部分來訪客人對公司來說都是重要的,要表示出熱情友好和愿意提供服務的態(tài)度。如果你正在打字應立即停止,即使是在打電話也要對來客點頭示意,但不一定要起立迎接,也不必與來客握手
主動熱情問候客人:打招呼時,應輕輕點頭并面帶微笑。如果是已經(jīng)認識的客人,稱呼要顯得比較親切。
陌生客人的接待:陌生客人光臨時,務必問清其姓名及公司或單位名稱。通常可問:請問貴姓?請問您是哪家公司?
②接待禮儀
接待客人要注意以下幾點。
(一)客人要找的負責人不在時,要明確告訴對方負責人到何處去了,以及何時回本單位。請客人留下電話、地址,明確是由客人再次來單位,還是我方負責人到對方單位去。
(二)客人到來時,我方負責人由于種種原因不能馬上接見,要向客人說明等待理由與等待時間,若客人愿意等待,應該向客人提供飲料、雜志,如果可能,應該時常為客人換飲料。
(三)接待人員帶領客人到達目的地,應該有正確的引導方法和引導姿勢。
在走廊的引導方法。接待人員在客人二三步之前,配合步調(diào),讓客人走在內(nèi)側。
在樓梯的引導方法。當引導客人上樓時,應該讓客人走在前面,接待人員走在后面,若是下樓時,應該由接待人員走在前面,客人在后面,上下樓梯時,接待人員應該注意客人的安全。
在電梯的引導方法。引導客人乘坐電梯時,接待人員先進入電梯,等客人進入后關閉電梯門,到達時,接待人員按“開”的鈕,讓客人先走出電梯。
客廳里的引導方法。當客人走入客廳,接待人員用手指示,請客人坐下,看到客人坐下后,才能行點頭禮后離開。如客人錯坐下座,應請客人改坐上座(一般靠近門的一方為下座)。
(四)誠心誠意的奉茶。我國人民習慣以茶水招待客人,在招待尊貴客人時,茶具要特別講究,倒茶有許多規(guī)矩,遞茶也有許多講究。
不速之客的接待
有客人未預約來訪時,不要直接回答要找的人在或不在。而要告訴對方:“讓我看看他是否在。”同時婉轉(zhuǎn)地詢問對方來意:“請問您找他有什么事?”如果對方?jīng)]有通報姓名則必須問明,盡量從客人的回答中,充分判斷能否讓他與同事見面。如果客人要找的人是公司的領到,就更應該謹慎處理。

三、電話禮儀

1、電話接聽技巧
①目的
通過電話,給來電者留下這樣一個印象:鍵橋通訊是一個禮貌、溫暖、熱情和高效的公司。當我們接聽電話時應該熱情,因為我們代表著公司的形象。
②左手持聽筒、右手拿筆
大多數(shù)人習慣用右手拿起電話聽筒,但是,在與客戶進行電話溝通過程中往往需要做必要的文字記錄。在寫字的時候一般會將話筒夾在肩膀上面,這樣,電話很容易夾不住而掉下來發(fā)出刺耳的聲音,從而給客戶帶來不適。
為了消除這種不良現(xiàn)象,應提倡用左手拿聽筒,右手寫字或操縱電腦,這樣就可以輕松自如的達到與客戶溝通的目的。
③電話鈴聲響過三聲之內(nèi)接起電話
④注意聲音和表情
你說話必須清晰,正對著話筒,發(fā)音準確。通電話時,你不能大吼也不能喃喃細語,而應該用你正常的聲音——并盡量用熱情和友好的語氣。
你還應該調(diào)整好你的表情。你的微笑可以通過電話傳遞。使用禮貌用語如“謝謝您”,“請問有什么可以幫忙的嗎?”“不用謝。
⑤保持正確姿勢
接聽電話過程中應該始終保持正確的姿勢。一般情況下,當人的身體稍微下沉,丹田受到壓迫時容易導致丹田的聲音無法發(fā)出;大部分人講話所使用的是胸腔,這樣容易口干舌燥,如果運用丹田的聲音,不但可以使聲音具有磁性,而且不會傷害喉嚨。因此,保持端坐的姿勢,尤其不要趴在桌面邊緣,這樣可以使聲音自然、流暢和動聽。此外,保持笑臉也能夠使來電者感受到你的愉悅。
⑥復誦來電要點
電話接聽完畢之前,不要忘記復誦一遍來電的要點,防止記錄錯誤或者偏差而帶來的誤會,使整個工作的效率更高。例如,應該對會面時間、地點、聯(lián)系電話、區(qū)域號碼等各方面的信息進行核查校對,盡可能地避免錯誤。
⑦最后道謝
最后的道謝也是基本的禮儀。來者是客,以客為尊,千萬不要因為電話客戶不直接面對而認為可以不用搭理他們。實際上,客戶是公司的衣食父母,公司的成長和盈利的增加都與客戶的來往密切相關。因此,公司員工對客戶應該心存感激,向他們道謝和祝福。
⑧讓客戶先收線

2、電話轉(zhuǎn)接流程

四、公司內(nèi)部的禮儀和秩序
1、離座和外出
前臺接待人員工作的特殊性決定了其離座不應該太久,一般不能超過10分鐘。如果是因為特殊原因需要外出時,應該先找妥代辦人,并交待清楚接聽電話的方法等。
2、嚴守工作時間


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流光飛舞829
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辦公桌的禮貌  我們辦公室有十張辦公桌,情形卻大不一樣。只有一兩張是整潔的,其他都是慘不忍睹。我一看到凌亂的辦公桌,就對這個桌子的主人打了折扣。  所以奉勸大家,保持辦公桌的清潔是一種禮貌。  想說說在辦公室里用餐的事,使用一次性餐具,最好吃完立刻扔掉,不要長時間擺在桌子或茶幾上。如果突然有事情了,也記得禮貌地請同事代勞。容易被忽略的是飲料罐,只要是開了口的,長時間擺在桌上總有損辦公室雅觀。如茶水想等會兒再喝,最好把它藏在不被人注意的地方。  吃起來亂濺以及聲音很響的食物最好不吃,會影響他人。食物掉在地上,最好馬上撿起扔掉。餐后將桌面和地面打掃一下,是必須做的事情。  有強烈味道的食品,盡量不要帶到辦公室。即使你喜歡,也會有人不習慣的。而且其氣味會彌散在辦公室里,這是很損害辦公環(huán)境和公司的形象。  在辦公室吃飯,時間不要太長。他人可能按時進入工作,也可能有性急的客人來訪,到時候雙方都不好意思。在一個注重效率的公司,員工會自然形成一種良好的午餐習慣。  準備好餐巾紙,不要用手擦拭油膩的嘴,應該及時擦拭。嘴里含有食物時,不要貿(mào)然講話。他人嘴含食物時,最好等他咽完再跟他講話。  有借有還的禮貌  有借有還,再借不難,這是媽媽在我小時候告訴我的。  假如同事順道替你買外賣,請先付所需費用,或在他回來后及時把錢交還對方。若你剛好錢不夠,也要在次日還清,因為沒有人喜歡厚著臉皮向人追債。同樣地,雖然公司內(nèi)的用具并非私人物品,但亦須有借有還,否則可能妨礙別人的工作。還有就是嚴守條規(guī),無論你的公司環(huán)境如何寬松,也別過分從中取利。可能沒有人會因為你早下班15分鐘而斥責你,但是,大模大樣地離開只會令人覺得你對這份工作不投入、不專一。此外,千萬別濫用公司的電話長時間聊天,或打私人長途電話。


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給桃子的信
回答數(shù):14137 | 被采納數(shù):14

一、辦公室的關系禮儀
(一)上下級之間相處的禮儀
1.互相尊重
下屬應當維護領導的威望和自尊,充分尊重領導。在領導面前,應態(tài)度謙虛,不能頂撞領導。特別是在公開場合。即使與領導意見相左,也應在私下與領導說明。
上級要禮遇下屬,尤其對于比自己年長的夏季,要尊敬有加,虛心請教。
2.聽從指揮
領導對下屬有工作指揮權,下屬要忠誠于領導,支持領導。對領導在工作方面的安排,指揮必須服從,即便有意見或不同想法,也應執(zhí)行,對領導指揮中的錯誤可事后提出意見,或者執(zhí)行中提出意見。
3.擺正位置,保持距離。
4.不要求全責備
下級要理解上級,體恤上情。對上級的工作應多出主意,幫助領導干好工作。不要輕信傳言,不要再同事之間隨便議論領導,或搬弄是非,更不能指責領導。當然,對個別品德很差,違法亂紀的領導,另當別論。
5.求同存異,冷靜的處理矛盾
上下級之間難免因工作產(chǎn)生矛盾和意見分歧。應從團結的愿望出發(fā),盡力緩解與消除矛盾。
6.不要有嫉妒之心
當下級(或上級)取得了進步,工作中有了成績時,作為上級領導(或下級)應真誠祝賀。與下級(或上級)共享成功的快樂,而不能諷刺挖苦,
或想方設法搶功邀功,更不能不擇手段中傷別人,給別人穿“小鞋”。
7.提建議要講究方法
在工作中給領導建議時,一定要考慮場合,注意維護領導威信。
(二)同事之間相處的禮儀
步入職場,每一個人都要長時間的與同事相處,相處能否和諧、融洽,對工作是否可以輕松、愉快、順利進行有著很大的影響。同事之間相處講究禮儀,對外處理好相互之間的關系,顯得尤為重要,同事之間相處的禮儀技巧主要有以下幾點:
1.真誠合作
同事間一定要同心協(xié)力,相互支持。把同事關系建立在平等互助的基礎上。
2.互相尊重
當同事工作出色時,應予以肯定和祝賀;當同事遇到不順心的事情時,應同事遇到不順心的事情時,應予以同情和關心;協(xié)作時,注意不要越俎代庖,一面誤會,引起不快,尊重同事的人格,也要尊重同事的物品。未經(jīng)許可不要隨意挪用同事的物品,用前要打招呼,用后要歸還原處。
3.公平競爭
同事之間存在競爭是正常的。可以毛遂自薦,通過自身的努力超過別人,不可不擇手段弄虛作假,或借貶低別人來抬高自己,或踩著別人的肩膀往上“爬”。
4.寬以待人
嚴以律己、寬以待人,以誠意和真心對待同事。對同事要先看長處,多看長處,多學習他人的長處。
(三)辦公室異性同事之間相處的禮儀
現(xiàn)代職場,與異性同處一個辦公室在所難免。但如果男女同事之間關系處理不當,不僅會給本人和對方帶來麻煩,還會對單位造成一定影響。因此,辦公室異性同事交往需要把握好禮儀尺度。
1.保持適當?shù)目臻g距離;
2.交往不超出友誼范疇;
3.衣著避免短、露、透;
4.避免不必要的肢體動作;
5.談話不超出工作范疇;
6.嚴以律己,寬以待人。
總之,只要心態(tài)方正,舉止大方,言談文明,是可以與異性同事和諧相處的。
二、辦公室的言談舉止禮儀
辦公室里的言談舉止要求文明禮貌、熱情規(guī)范,舉止要求優(yōu)雅有禮、得體大方,不雅的話語,粗俗的舉止都應避免。
(一)言談的禮儀
1.多用動聽的問候
如:早上見到熟人要說早上好;向別人請教后要說謝謝;見到客人來訪要說歡迎;做錯事要說對不起;下班回家時要對還在加班的人說我走了。熱情殷勤的問候是人際關系的良好潤滑劑,可以讓你在良好的人際關系中愉快地開始每一天的工作。
2.恰當?shù)氖褂梅Q呼
每個人都希望得到他人的尊重,在辦公室要恰當?shù)氖褂梅Q呼,多使用敬語,以示對他人的尊重。不要因為自己年齡小,就使用“哥”“姐”等不符合職業(yè)性質(zhì)的稱呼。
3.用語規(guī)范,言談要考慮場合
對方的身份和感受,使用規(guī)范、簡潔、易懂的用語進行交流,并注意聲音大小適宜,發(fā)生清晰,語速適中,交談時說話方式唐突和冒失,不看場合,不考慮對方身份,就無法將談話愉快地進行下去。若長久如此,就會與周圍的人無法融洽相處,會讓人敬而遠之。
4.避開敏感話題,不要背后議論是非
在辦公室,避免涉及不該觸及的話題。如在背后議論同行、領導或同事;如談及交往對象的內(nèi)部事多;再如私人問題。比如,別人的年齡、收入、個人物品的價值、婚姻狀況、經(jīng)歷、健康、宗教信仰等。不要再辦公室里制造流言蜚語,或傳播小道消息,這是不禮貌和缺乏教養(yǎng)的表現(xiàn),給人搬弄是非的印象。
(二)舉止禮儀
1.站姿:兩腳腳跟著地,腰背挺直,兩臂自然,不聳肩,身體重心在兩腳中間。
2.坐姿:應盡量端正,雙腿平行放好,不得傲慢的向前伸。移動位置時,應先把椅子就位,然后再落座。
3.出入房間的禮貌:進入房間,要先輕輕敲門,聽到應答后再進。進門后,回手關門不能大力、粗暴。進入房間后,如對方正在講話,要稍等靜候,不要中途插話,如有急事要打斷說話,需看準時機,并且說:“對不起,打擾一下……”
4.遞交文件時,要正面、文字朝向?qū)Ψ?遞交鋼筆時,要把筆尖朝向自己;遞交剪刀等工具時,應把刀尖朝向自己。
5.與他人交換名片,雙手送出以示恭敬。拿文件等物時要用左手貼近身體的中心;拿傘等長形物體時,應注意不要影響他人,盡量貼近自己的身體。
6.在長廊里要放輕腳步,不能邊走邊大肆談笑,更不得唱歌或吹口哨等。遇到上司或客戶要禮讓,不能搶行。
7.在開會或同事聚集的場合,不要對任何不同意見作出輕蔑的舉止;不要對同事、上司或客戶指手畫腳。
8.在辦公室里見到同事或是來訪者不忘微笑;與來訪者握手時做到大方得體、不卑不亢。
9.談話時注意身體距離,1米左右為宜,過近(尤其異性)會另對方不自在,也不要過分親昵的拍肩摟臂。
三、辦公室的裝束禮儀
(一)辦公室著裝方面的基本要求為莊重保守,辦公室既是工作場所也是公共場合,著裝宜穿套裝,套裙以及穿著制服。還可以考慮選擇長褲、長裙、長袖衫,切忌暴露過多,或衣著不整,品位低俗。在非常重要的場合,短袖衫不適宜作為正裝;無領無袖的衣服、汗衫、牛仔褲則與辦公室的嚴肅氣氛不和諧,穿拖鞋和赤腳穿涼鞋更是沒有禮貌的表現(xiàn)。
(二)辦公室的個人儀容要求
辦公室的個人儀容最基本的要求是:衛(wèi)生、潔凈。
四、辦公室公共區(qū)域內(nèi)的禮儀
(一)上下樓梯的禮儀(上走在后,下走在前)
一般上下樓梯時,應遵循“單行右行”的規(guī)則,以免阻擋他人。若為他人帶路時,應走在前頭;與尊長、女士通行,若樓梯過陡,下樓時,應主動走在前面;上樓時應主動走在后面。不要站在樓梯拐角處長談。上下樓梯既要注意安全,又要注意與身前、身后的人保持一定距離,以防碰撞。
(二)進出電梯的禮儀(先進后出)
1.遵循的原則
陪同他人乘坐電梯,若無人操作,陪同者應先進后出,以便操縱電梯,若有人操作,陪同者應后進后出。
2.乘電梯時的禮儀
操作:乘無人值守的電梯時,按鍵操作是晚輩或下屬應做的事情。
等候:面向電梯,右側等候。留出左邊給從電梯里出來的人,以不妨礙電梯內(nèi)的人出來為宜。
進出順序:等電梯里的乘客走出之后再按先后順序走進電梯;伴隨客人或長輩進入無人值守電梯時,則先行進入,并操作電梯,禮貌的請客人或長輩進入電梯。有人值守時,則人客人或尊長者先進入電梯。
在自己的目的地樓層快到時,應盡早等候在電梯門旁,不應等電梯門打開后,才匆匆忙忙出來,陪同客人或尊長者時,則親手操作電梯按鈕,請客人或尊長者先走出電梯。
需要注意的其他禮儀細節(jié):
不要站在近門處;在電梯間要保持安靜不要大聲說話;要保持清潔衛(wèi)生,不要電梯內(nèi)吸煙;電梯每次載客量是有限的,當滿員鈴響的時候,最后走進的人要自覺退出電梯。
五、辦公室禮儀禁忌
(一)忌過分注重自我形象;
(二)忌偷聽別人談話;
(三)忌高聲喧嘩,旁若無人;
(四)忌零食、煙不離口;
(五)忌語言、舉止粗魯;
(六)忌形象不得體;
(七)忌隨便挪用他人東西;
(八)忌使用公共設施,缺乏公共觀念;
(九)忌對同事的客人表現(xiàn)冷漠。


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