洽談,預約 確認及簽訂定席合約書 場地擺設與規劃 發布宴會.需求,負責人 員應先瞭解該場地是否有空檔,并依照 宴會廳大小收取費用
舉辦宴會,顧客所采取的第一個步驟便是向中意的酒店咨詢相關的信息,采取的方式大約可分為3種:來電、來傳真、親自前來洽談。一般客人的問題不外乎場是否有空、宴會、會議的費用、宴會廳規模、宴會廳能提供的相關儀器設備、菜單的內容、最低消費額、現場平面圖、訂金以及宴會活動相關廠商資料的獲得等。面對諸如此類的疑問,銷售人員中須一一為顧客說明,努力掌握每一個可能的生意機會。
1) 如何選擇適當的酒店做婚宴場所?
A、作為婚宴酒店,首要的問題是交通必須方便,婚宴的客人能方便的到達酒店;
B、婚宴酒店環境必須到達婚宴要求,婚典人生一次,是非常受重視的,酒店的裝潢、燈光,婚慶的布置、完善的音響設置、華美的舞臺,為婚宴慶典營造浪漫熱烈的氣氛;
C、婚宴酒店,要有特色菜肴,供賓客享用,根據客人的風格、禁忌等提供讓客人滿意的婚宴食單;
D、婚宴酒店要提供良好的服務,滿足顧客的需求,妥當安排好每一個環節的工作,為整個婚宴接待過程提供優質服務;
E、婚宴酒店必須提供顧客滿意的環境設施與服務,包括價廉物美的菜肴;婚宴酒店考慮周到,安排細致,特別重視接待工作,這樣的酒店,就是婚宴慶典首選之地。
2) 怎樣獲得實惠的菜肴?
A、貨比三家不上當,客人可根據自己對菜肴品種數量的要求,選擇幾家酒店的出價作參考,做到明明白白消費;
B、選擇適當的時間,很多婚宴集中在一年中的幾個重要節日,適當錯開這些節日,酒店的讓價空間也大些;
C、客人與承辦婚典的酒店要簽定相關的合同,雙方各持一份 ,客人可在消費過程中照單驗收,確保利益;
3) 如何確定下請柬的時間、酒席桌數?
A、在確定承辦酒店之前,就必須將準備邀請參加婚宴的客人一一記錄,便可確定相當的桌數;
B、與承辦宴席酒店簽定了消費合同無誤后,就可給親朋好友下請柬了;
C、在發出請出請柬后,離婚宴還有一周時間時,主辦人必須對接到請柬的客人逐一再次邀請(可電話邀請),最終再次確定參加婚宴客桌數,并告之承辦酒店;
D、一般逢周未,天氣好到客率會高一些;
4)婚宴一般所需物品?
白酒:一般每桌預備2瓶(500ml/瓶);
啤酒:因季節客人喜好適量預備;
飲料:一般使用碳酸汽水飲料,每桌2瓶(可樂1.25L1瓶,雪碧1.25L1瓶);
瓜子:一般瓜子西瓜子每桌0.5斤,散糖一般每桌0.5斤(瓜子、糖必須適量多備)
盒裝喜糖:一般每桌按12小盒備(適量多備);
喜煙:一般每桌2包(另應備有場面接待用煙)
設施類:舉行儀式的舞臺、音響、錄像、話筒、背景音樂、橫幅、喜牌、喜字、新娘換衣間
其它:紅包;伴郎、伴娘禮物;司機禮物
(紅包每一個金額可分為10元、20元、50元、100元不等,10元可準備大量,50元、100元可準備5-6個就可,伴郎、司機禮物、糖和兩包煙,伴娘可準備絲巾、化妝品之類);
5) 伴娘、伴郎、婚車的預約
伴娘、伴郎須提前兩個星期聯系,可安排
新郎、新郎最要好的朋友,以便在客人勸酒時幫新人解圍;
婚車可從單位、朋友處借,盡量不到租貸公司租,可節約一批開支;借婚車必須提前2-3周,避免所借車子有其它事,最后臨近婚前3天必須再次確定婚車;
6) 扎婚車、攝影師的預約及價格
一般到花店去聯系,他們有一條龍的服務。
(新郎、新娘胸花,新娘手捧花、彩噴、禮花,花店可代為聯系攝影師)
7) 宴席負責人的工作
將酒水、瓜子、糖、煙等物品提前兩小時送至酒店,宴席負責人同時負責檢查酒店對婚宴的布置是否到位,如橫幅、喜牌、喜字、音響、背景音樂等,安排服務人員將酒水、瓜子、糖擺上臺,煙可后上桌,以免客人來后未做定,移來移去,造成煙的浪費。