1、凡與工程質量監督有直接關系的文件、資料,由處辦公室收發統一登記編號,經領導批閱后,由質監科專人分類列卷暫存。2、應辦理或分送傳閱的文件,經處長簽與后交經辦人簽收,以便于文件的及時查詢,避免對文件的處理延誤、丟失。文件辦理完畢后應寫明處理結果。3、質檢工作常用的有關辦法條例、法規性文件及及需要復制分送的文件,由質監科負責按要求范圍復制分送,分送文件均需登記簽字。4、受監工程辦理監督手續后,按監督工程編號設立專卷。受監工程資料包括:監督申請書、施工合同文件、監理委托合同文件、受監工程的設計文件、施工組織設計、開工報告審核單、工程監督計劃、工程監督過程中的檢測報告、工程返回(停工)通知單、工程質量事故處理報告、變更設計審批文件、工程質量等級認證報告、監督工作總結等。受監工程自辦理監督手續開始,至質量等級認證,監督人員提出監督工作總結止,為工程質量監督期,工程主管監督人員負責進行資料整理歸檔。5、質監科擬定的工程質量監督工作的文件,必須由辦公室統一登記編號,按規定程序簽發,同時編列科內擬發文序號,待辦在辦性質的發文稿件及附件暫由質監科保存,待文件辦理結終后每半年或年終整理交檔案管理部門歸檔。6、質監人員凡參加有關會議、質量監督檢查、評比總結、工作報告、工作往來有保存意義的便函、信件、工程照片(包括底版)、有關單位、部門的抄送文件,質監科應立專卷保存,以便隨時查閱。6.成本核算管理制度 1)材料成本核算是指以實物量為基礎,借助價值形式反映和計算工程項目材料消耗過程的經濟效果,主要包括工程材料費、二次搬運費、生產工具費和水電費四項核算內容。其中工程材料費為核算的重點,它包括構成工程實體的主要材料、其它材料、構配件和周轉料費用。 2)材料成本核算包括材料價差和材料量差量方面,側重于量差的核算。成本檔案管理制度 1)成本經理負責工程項目有關工程造價資料的收集和管理。 2)內業資料包括各種原始憑證、各種合同、各種往來文件、各種費用支出臺帳、統計圖表、計算底稿和相關文字資料,均需分類別分別裝盒整理,每盒內均需附有目錄作為結算資料存檔。 3)項目成本經理負責成本內業資料管理工作,項目經理定期對項目成本內業資料管理工作進行檢查。(請勿轉載)
一、檔案管理 (一)凡是能準確反映公司各項業務活動的文件、材料、聲像、報表,都必須及時歸檔,確保完整無缺。 (二)文檔管理員必須堅持文書隨時立卷的歸檔制度,并分門別類,做好收集、整理、立卷、歸檔工作。 (三)檔案內容包括從成立之日起每年在經營管理工作中形成或公司制發的應歸檔的文件材料。 二、文書檔案管理 (一)歸檔范圍 1、行政綜合類:包括重要的會議材料;制定的內部法規性、政策性文件;組織變革、變遷、大事記、年報等文件材料;發展規劃、工作總結匯報;政府機關頒發的重要文件。 2、組織人事\\教育培訓類:員工變動表、花名冊、教育培訓卡。 3、會計統計類:年度計劃、統計報表、財務會計預算報表及其說明,各種季度報表、月報表,政府主管部門下發的有關文件材料。 4、質量管理類:質量管理方面的制度。 5、技術類:產品及生產方面技術文檔。 6、銷售紀事類:公司大規模的銷售活動紀事。 (二)文書的檔案立卷 1、歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件頁數,均應齊全完整。 2、在歸檔的文件材料中,應當將每份文件的正本與副本、印件與定稿、請示與批復,分類一起排列,不得分開。 3、不同年度的文件一般不得在一起立卷,但跨年度的請示與批復,放在復文年立卷;沒有復文,放在請示年立卷;跨年度的規劃,歸在文件所針對的第一年立卷;跨年度的總結,放在所針對的最后一年立卷,跨年度的會議文件,歸在會議召開的年度立卷。 三、歸檔時間 公司經營管理活動中的各種合同及常規性報表,根據各自不同的時限要求及時上繳總經理和人力資源部;其它各類檔案如聲像檔案、活動檔案、工程檔案等由各部門暫時保管,月底統一匯總到人力資源部。會計檔案由財務部自行保管。 四、檔案的借閱及銷毀 (一)借閱檔案需按規定辦理借閱手續,在規定的范圍內查閱。不得在檔案上涂改、撕毀,并應及時歸還。 (二)會計檔案一律不準外借。內部調閱應經財務負責人同意。外單位因特殊需要,查閱有關會計檔案時,應持正式公文,并經公司領導同意。查閱會計檔案時不得將檔案帶出公司;如需摘抄、復印,應經財務負責人同意方可辦理。 (三)定期對檔案進行鑒定,準確地制定檔案銷毀清單,對失去保存價值的檔案,登記造冊,經人力資源部負責人審核,報公司領導批準后方可銷毀,銷毀時需有兩人以上參加,并在銷毀清冊上簽字(請勿轉載)