合同管理制度 第一章 總則 第一條 為加強(qiáng)××房地產(chǎn)開發(fā)有限公司的合同管理，規(guī)范經(jīng)營(yíng)行為、降低風(fēng) 險(xiǎn)，維護(hù)公司的合法權(quán)益，根據(jù)《民法通則》、《中華人民共和國(guó)合同法》等有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。 第二條 本制度所稱的合同是指公司所屬各部門公司名義與公司外各類法人、 自然人、其他各類經(jīng)濟(jì)組織所進(jìn)行的各類經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和非經(jīng)濟(jì)活動(dòng)所簽訂的各種合同、協(xié)議、章程等。本制度不包括職工與公司簽訂的勞動(dòng)合同。 第三條 合同管理是指合同的預(yù)案審查、合同的執(zhí)行、合同的監(jiān)督、合同的管 理。包括從資信調(diào)查、合同簽訂、履行、變更與解除、糾紛處理、合同終結(jié)歸檔等全過程的管理。 第四條 公司合同管理實(shí)行統(tǒng)一管理、分級(jí)負(fù)責(zé)、授權(quán)簽訂的原則，實(shí)行合 同承辦部門負(fù)責(zé)制。貫徹以預(yù)防為主的原則，維護(hù)公司的合法權(quán)益。 第二章 合同管理部門 第五條 公司綜合部為合同事務(wù)主管部門，設(shè)立法律事務(wù)專員負(fù)責(zé)公司合同的 具體管理工作。 第六條 綜合部合同管理職能： 1、 負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)公司格式條款合同以及部分非格式條款合同的起草制 定，對(duì)部分重大及重要合同的條款內(nèi)容進(jìn)行審核，避免出現(xiàn)法律漏洞。 2、 組織、協(xié)調(diào)合同審查及會(huì)簽程序。 3、 對(duì)涉及公司的合同訂立、變更、執(zhí)行、終止等行為進(jìn)行監(jiān)督。 4、 負(fù)責(zé)處理公司與外部的重大合同糾紛。 5、 負(fù)責(zé)公司合同及其糾紛處理資料的匯總歸檔、分類保存、調(diào)閱登記等 日常合同檔案管理工作。 第七條 法律事務(wù)專員在合同管理方面的主要職責(zé)是： 1、 熟練掌握并宣傳經(jīng)濟(jì)合同法律法規(guī)及其他法規(guī)。 2、 協(xié)助進(jìn)行重大合同的可行性分析，并提出書面分析報(bào)告。參加公司重大合同的談判及文件起草工作； 3、 對(duì)公司各類合同的簽訂及履行情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查； 4、 參與合同糾紛的處理； 5、 負(fù)責(zé)合同糾紛引起的法律訴訟的處理； 6、 對(duì)公司簽訂的各類合同統(tǒng)一登記、編號(hào)并分類保管，并造冊(cè)記錄已 簽訂合同的履行情況；對(duì)已履行的合同裝訂成冊(cè)，分別整理歸檔； 7、 及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)如實(shí)匯報(bào)合同管理、簽訂、履行中的問題，遇有緊 急情況時(shí)應(yīng)采取措施防止問題擴(kuò)大。 第八條 合同承辦部門的主要職責(zé)： 1、 根據(jù)授權(quán)依法組織合同的簽訂、變更、解除等事宜； 2、 負(fù)責(zé)初審合同承辦人草擬的合同的可行性、對(duì)方經(jīng)營(yíng)范圍、資信及 履約能力； 3、 依法履行合同，及時(shí)向司法辦通報(bào)履行中發(fā)生的重大問題及解決方 案； 4、 參加對(duì)合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟； 5、 負(fù)責(zé)本部門合同文本管理及歸檔移交工作。 第九條 合同承辦人的主要職責(zé)： 1、 根據(jù)授權(quán)辦理簽訂、變更、解除合同事宜； 2、 草擬合同，提供草擬合同的可行性論證及對(duì)方經(jīng)營(yíng)范圍、資信情況 及履約能力的調(diào)查材料，并對(duì)其真實(shí)性和合法性負(fù)責(zé)； 3、 按合同簽訂的權(quán)限，提前向合同承辦部門提交合同草本及前款規(guī)定 的材料，提請(qǐng)有關(guān)部門審查； 4、 認(rèn)真履行已生效的合同，隨時(shí)檢查合同履行情況； 5、 及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)及辦公室匯報(bào)在履行中發(fā)生的問題，并按時(shí)將合同 有關(guān)文件交合同管理員歸檔； 6、 依法參加合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟。 第十條 合同管理員的主要職責(zé)： 1、 貫徹實(shí)施合同管理辦法； 2、 協(xié)助合同承辦人依法簽訂或變更合同，必要時(shí)參與本部門重大合同談判與簽訂； 3、 協(xié)助合同承辦人草擬合同并對(duì)合同進(jìn)行初審，保證合同的完整性、 合法性、可行性，防止不完善或不合法的合同出現(xiàn)； 4、 檢查合同履行情況，協(xié)助合同承辦人解決合同履行中出現(xiàn)的問題； 5、 對(duì)簽訂、履行合同中出現(xiàn)的重大問題，及時(shí)向司法辦和部門領(lǐng)導(dǎo)報(bào) 告； 6、 參加處理本部門合同糾紛； 7、 負(fù)責(zé)編制合同付款、收款計(jì)劃，征得部門領(lǐng)導(dǎo)同意后報(bào)財(cái)務(wù)部備案。 8、 負(fù)責(zé)合同臺(tái)賬、檔案的建立及合同文本(包括協(xié)議書、有關(guān)文件、 信函、圖表)的管理； 9、 每季度向司法辦匯報(bào)合同管理工作，送交合同登記總臺(tái)賬及合同管 理情況統(tǒng)計(jì)表。 第三章 授權(quán) 第十一條 下列人員有權(quán)代表公司簽訂經(jīng)濟(jì)合同： 1、 公司法定代表人； 2、 公司法定代表人書面授權(quán)的法人委托人。 第十二條 各法人委托人的具體代理權(quán)限由法定代表人在簽發(fā)《法人委托書》時(shí) 注明。法人委托人必須嚴(yán)格按授權(quán)范圍行使簽約權(quán)，禁止超越代理權(quán)限對(duì)外簽約。 第十三條 法人委托人的主要職責(zé) 1、 在授權(quán)范圍內(nèi)負(fù)責(zé)談判、簽訂合同，既不能違章越權(quán)，也不能消極 推諉； 2、 對(duì)所簽訂合同的合法性、完整性和可行性負(fù)責(zé)； 3、 對(duì)須報(bào)請(qǐng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批的合同，辦理申報(bào)手續(xù)，提出本人意見并對(duì) 本人意見負(fù)責(zé)； 4、 對(duì)所簽訂合同的履行負(fù)責(zé)，履行中發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)立即上報(bào)，同時(shí)積極 想辦法解決；對(duì)發(fā)生的合同糾紛負(fù)責(zé)處理或協(xié)助有關(guān)部門處理； 5、 負(fù)責(zé)保管好本人所簽合同的一切資料，合同履行完畢后應(yīng)立即將資 料上交歸檔。第十四條 任何部門及工作人員未經(jīng)法定代表人授權(quán)委托，不得以公司名義對(duì)外 簽訂合同或改變合同內(nèi)容，不得變更、解除合同及放棄合同規(guī)定的權(quán)利。 第十五條 公司內(nèi)部的職能機(jī)構(gòu)不得以自己的名義對(duì)外簽訂合同。 第十六條 授權(quán)委托分為期間授權(quán)委托和單位時(shí)間授權(quán)委托。 第十七條 單位時(shí)間授權(quán)委托僅在單位時(shí)間內(nèi)授權(quán)委托有效。 第十八條 被授權(quán)的部門行政負(fù)責(zé)人原則上不再向其他有關(guān)人員辦理繼續(xù)授權(quán)委托，如情況必需，辦理之前須征得授權(quán)人的書面同意。 第十九條 期間授權(quán)委托制，即一事一委托，期間可以為合同簽訂全過程也可以為合同簽訂的某一階段。具體程序?yàn)椋航?jīng)辦部門負(fù)責(zé)人提出書面申請(qǐng)，附合同擬稿和可行性報(bào)告及其它材料送辦公室審查，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)和授權(quán)后，對(duì)外簽立合同。 第四章 合同審批權(quán)限 第二十條 公司董事長(zhǎng)或其授權(quán)人各項(xiàng)合同簽訂的最終審批人。合同標(biāo)的在100萬元以下的，授權(quán)總經(jīng)理審批。 第二十一條 合同主辦部門或提報(bào)部門提請(qǐng)合同時(shí)，必須在辦公室的組織和監(jiān)督 下，獲得相應(yīng)的審批同意，并將相應(yīng)的審批意見連同所要提請(qǐng)的合同一起并入合同簽訂審批流程。 第五章 合同審查 第二十二條 合同應(yīng)由承辦部門、相關(guān)職能部門及公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審查。 第二十三條 合同審查的具體程序?yàn)椋? 1、 首先由合同承辦部門的合同承辦人和合同管理員對(duì)所提報(bào)合同以及 與合同相關(guān)的所有事宜進(jìn)行自查和初審，并在此基礎(chǔ)上完成合同草稿和必要的情況說明書； 2、 然后將合同文件移交辦公室，由辦公室和合同承辦部門會(huì)同相關(guān)職 能部門(如財(cái)務(wù)部)逐條審查合同條款及其他相關(guān)事項(xiàng)。 3、 最后由辦公室將合同文件提交公司工程建設(shè)分管副總、財(cái)務(wù)分管副總、總經(jīng)理逐級(jí)審批。 第二十四條 需重點(diǎn)審查的內(nèi)容包括： 1、 對(duì)方主體資格：具有經(jīng)年檢合格的企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照或非法人營(yíng)業(yè) 執(zhí)照，其核載的內(nèi)容必須與實(shí)際相符。 2、 經(jīng)營(yíng)范圍：合同標(biāo)的應(yīng)符合對(duì)方經(jīng)營(yíng)范圍，涉及專營(yíng)許可的，應(yīng)具 有相應(yīng)的許可、等級(jí)、資質(zhì)證書； 3、 代理權(quán)限：由代理人代簽合同的，應(yīng)出具真實(shí)有效的法定代表人(負(fù) 責(zé)人)身份證明、授權(quán)委托書、代理人身份證明； 4、 履約能力：具有支付、生產(chǎn)、技術(shù)能力。必要時(shí)應(yīng)要求出具資產(chǎn)負(fù) 債表、資金證明、注冊(cè)會(huì)計(jì)師簽署的驗(yàn)資報(bào)告等相關(guān)文件。需提供擔(dān)保的合同，應(yīng)查明擔(dān)保人的擔(dān)保資格和擔(dān)保能力； 5、 履約信用：重合同、守信用，無違約事實(shí)，現(xiàn)時(shí)未涉及重大經(jīng)濟(jì)糾 紛或重大犯罪案件。 6、 合同內(nèi)容 (1) 合同內(nèi)容是否符合國(guó)家法律、政策和本《制度》中相關(guān)規(guī)定； (2) 合同應(yīng)具備的條款是否齊全、合理、嚴(yán)密； (3) 雙方當(dāng)事人的意思表達(dá)是否真實(shí)、一致，雙方的權(quán)利、義務(wù) 是否明確、平等； (4) 合同條款中有無潛在對(duì)公司不利或可能損害公司利益的條 款； (5) 是否存在無效條款。 (6) 簽約雙方的用章是否為合同專用章。 7、 合同文字 (1) 合同用語是否規(guī)范； (2) 文字表達(dá)是否確切無誤。 8、 合同的經(jīng)濟(jì)效益 (1) 預(yù)計(jì)取得的經(jīng)濟(jì)效益和可能承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)； (2) 合同非正常履行時(shí)可能受到的經(jīng)濟(jì)損失。 第二十五條 在合同審查時(shí)，根據(jù)公司的實(shí)際，應(yīng)注意的事項(xiàng)： 1、 對(duì)于標(biāo)的額較大的涉外合同、貨物交付或工程竣工之日起一年后才能付清款項(xiàng)的合同。 2、 銷售、加工承攬、工程承攬合同中質(zhì)保期的約定應(yīng)不超過一年，質(zhì) 保金的約定原則不超過合同總標(biāo)的額的5%,且必須在質(zhì)保期滿之日一次性付清，以上內(nèi)容國(guó)家、行業(yè)有規(guī)定的依規(guī)定。 3、 銷售、加工承攬合同中付款期限的約定一般應(yīng)為付款提貨、貨到付 款，按比例付款時(shí)所有款項(xiàng)的付清期限最長(zhǎng)不能超過自貨到之日起三個(gè)月。 4、 工程承攬合同中付款方式的約定一般應(yīng)為按工程進(jìn)度付款，且付款 時(shí)間和付款數(shù)量的約定必須明確，所有工程款的付清期限最長(zhǎng)不能超過自工程竣工之日起三個(gè)月。 5、 為了有利于可能由于合同履行而引起的法律訴訟，應(yīng)在合同條款中 作如下規(guī)定： (1) 我方為需方時(shí)必須約定我方所在地人民法院管轄； (2) 我方為供方，在盡力爭(zhēng)取我方所在地人民法院管轄成為不可 能時(shí)，可約定“發(fā)生糾紛應(yīng)協(xié)商解決，協(xié)商不成，任何一方均可向起訴方住所地人民法院提起訴訟”； (3) 我方為供方，如約定需方到供方所在地提貨時(shí)，我方為合同 履行地，在爭(zhēng)取我方所在地人民法院管轄成為不可能時(shí)，可約定“發(fā)生糾紛應(yīng)協(xié)商解決，協(xié)商不成，依法律規(guī)定通過訴訟方式解決”； (4) 在合同簽訂時(shí)，估計(jì)我方違約的可能性大，且又爭(zhēng)取我方所 在地人民法院管轄成為不可能時(shí)，可約定“依法律規(guī)定，通過訴訟方式解決”。 第二十六條 審查時(shí)如對(duì)對(duì)方當(dāng)事人履行能力及資信情況存在疑義時(shí)，應(yīng)要求其 提供相應(yīng)擔(dān)保并要求在合同中注明。 第二十七條 辦公室和財(cái)務(wù)部必須在合同文本送達(dá)三日之內(nèi)出具審核意見書，不 得拖延，在審核或?qū)彶檫^程中，發(fā)現(xiàn)重大錯(cuò)誤、遺漏或不妥時(shí)，提出修改意見書，并與合同對(duì)方當(dāng)事人取得聯(lián)系，直到修改意見達(dá)到統(tǒng)一為止。 第二十八條 負(fù)責(zé)審查合同的部門和員工，因工作失職或循私舞弊而疏忽、放任審查，致使不該簽訂的合同得到簽訂而造成經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)按后果及其責(zé)任的大小，承擔(dān)相應(yīng)的行政責(zé)任、經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任直至法律責(zé)任。 第二十九條 審查完畢后，負(fù)責(zé)審查人員應(yīng)出具審查意見書，審查意見書應(yīng)附有 審查人員簽名。 第六章 合同的簽訂 第三十條 簽訂合同必須內(nèi)容合法、具體、條款齊全、責(zé)權(quán)明確，用語確切，手續(xù)完備，程序合法。 第三十一條 合同承辦人簽訂合同，必須先辦理授權(quán)委托書，明確授權(quán)范圍和權(quán) 限。未經(jīng)授權(quán)委托或超出授權(quán)范圍簽訂的合同為無效合同，由承辦人承擔(dān)責(zé)任。法人授權(quán)委托書由辦公室負(fù)責(zé)辦理。 第三十二條 合同承辦人凡簽訂不能即時(shí)清結(jié)的合同，都必須采取書面形式；凡 標(biāo)的額在10萬元以上雖能即時(shí)結(jié)清的重大合同，也必須采取書面形式。當(dāng)事人協(xié)商一致同意的有關(guān)修改合同的文書、電子郵件、圖表等均是合同的有效組成部分。 第三十三條 凡國(guó)家或行業(yè)有示范文本的，應(yīng)當(dāng)優(yōu)先使用，但在選用時(shí)，對(duì)涉及 權(quán)利義務(wù)關(guān)系的條款經(jīng)辦人和辦公室要重點(diǎn)審查，必要時(shí)可以進(jìn)行修改。無范本的合同采用公司辦公室提供的示范文本。合同承辦人不能自擬合同文本。 第三十四條 公司合同的簽訂審批的常規(guī)流程如下： 1、 合同承辦部門確定的合同承辦人會(huì)同本部門的合同管理員負(fù)責(zé)起草 合同(草案)并填寫“合同審批表”； 2、 合同承辦部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對(duì)合同的業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)行審查，并簽署意見； 3、 辦公室負(fù)責(zé)對(duì)合同的法律條款進(jìn)行審查，并簽署意見； 4、 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)合同的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審查，并簽署意見； 5、 如該合同牽扯其他業(yè)務(wù)部門，由辦公室分送該業(yè)務(wù)部門經(jīng)理進(jìn)行審 查，并簽署意見； 6、 分管副總對(duì)合同進(jìn)行審查，并簽署意見；7、 在完成以上審查修改后，由辦公室將合同報(bào)送公司總經(jīng)理審批； 8、 合同標(biāo)的在100萬元以上的，須經(jīng)董事長(zhǎng)審批。 9、 辦公室在相關(guān)負(fù)責(zé)人或授權(quán)代表在“合同簽約審批表”上簽字批準(zhǔn) 后，加蓋公司合同專用章。 第三十五條 合同生效后，各有關(guān)部門應(yīng)妥善保存合同履行過程中的各種憑證， 包括結(jié)算單、結(jié)算證明、支付憑證、銀行進(jìn)賬單、收料單、入庫單、過磅單、發(fā)票等。 第七章 合同的履行 第三十六條 合同依法成立后，即具有法律約束力。一切與合同有關(guān)的部門和人 員，應(yīng)嚴(yán)格履行合同規(guī)定的義務(wù)，確保合同履行。 第三十七條 合同執(zhí)行部門負(fù)責(zé)人應(yīng)隨時(shí)了解、掌握本單位的合同執(zhí)行情況，并 督促本部門合同管理員按月統(tǒng)計(jì)合同執(zhí)行情況。 第三十八條 合同執(zhí)行部門應(yīng)同時(shí)負(fù)責(zé)記錄和監(jiān)督對(duì)方合同單位的履約情況，保 留好有關(guān)的單據(jù)、信函等文字資料；并由合同管理員按月填寫“對(duì)方合同執(zhí)行情況監(jiān)控說明”，其中必須列明和驗(yàn)證對(duì)方各項(xiàng)履約行為和承諾(如質(zhì)量、進(jìn)度等)，以此作為付款的基本依據(jù)。每月的“對(duì)方合同執(zhí)行情況監(jiān)控說明”必須由合同執(zhí)行部門經(jīng)理審核簽字，分別報(bào)辦公室、財(cái)務(wù)部備案。 第三十九條 合同結(jié)算條款規(guī)定對(duì)方有付款義務(wù)的，合同執(zhí)行部門應(yīng)按付款條款 中的規(guī)定及時(shí)向?qū)Ψ绞杖。韶?cái)務(wù)部統(tǒng)一出具發(fā)票。 第四十條 合同結(jié)算條款規(guī)定本公司有付款義務(wù)的： 1、執(zhí)行合同的各部門應(yīng)依照財(cái)務(wù)部門有關(guān)規(guī)定和合同具體約定，在合同簽訂以后向財(cái)務(wù)部報(bào)送項(xiàng)目整體用款計(jì)劃備案。 2、執(zhí)行合同的各部門應(yīng)填寫《合同資金支付申請(qǐng)表》，本表一式三份，由辦公室、財(cái)務(wù)部、執(zhí)行部門分別留存。 3、款項(xiàng)撥付的基本依據(jù)是由合同執(zhí)行部門提交的“對(duì)方合同執(zhí)行情況監(jiān)控說明”，款項(xiàng)撥付必須在分管副總、財(cái)務(wù)分管副總及總經(jīng)理逐級(jí)審批同意后方可進(jìn)行。具體程序參見相關(guān)的財(cái)務(wù)管理辦法。4、如果合同履行中出現(xiàn)違約責(zé)任中所規(guī)定的行為，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)以書面形式反饋給辦公室，并書面報(bào)送分管副總及總經(jīng)理。總經(jīng)理應(yīng)按合同規(guī)定進(jìn)行違約處罰，并通知財(cái)務(wù)部在結(jié)算時(shí)執(zhí)行。 第四十一條 合同履行過程中出現(xiàn)的問題，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)督促解決。如無法履 約，應(yīng)向分管副總和總經(jīng)理匯報(bào)。 第四十二條 合同履行過程中如發(fā)現(xiàn)對(duì)方當(dāng)事人履約能力及資信程度下降應(yīng)及 時(shí)通知辦公室并向分管副總和總經(jīng)理上報(bào)，及時(shí)向?qū)Ψ匠鼍卟话部罐q書，維護(hù)公司合法權(quán)益。 第八章 合同的變更與廢除 第四十三條 合同一經(jīng)簽訂即依法成立，任何人不得擅自變更或解除。但合同在 履行過程中，如遇到法律規(guī)定或合同約定允許變更、解除合同的條件時(shí)，可以變更或解除合同。 第四十四條 合同的變更或解除必須符合《經(jīng)濟(jì)合同法》的規(guī)定，并應(yīng)在法律規(guī) 定或合理期限內(nèi)由合同的當(dāng)事方共同商議。 第四十五條 變更、解除合同的審批權(quán)限和程序與原合同訂立的審批權(quán)限和程序 相同。 第四十六條 合同承辦人在收到對(duì)方要求變更或解除合同的正式文件、電子郵 件、電話后，必須及時(shí)請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)，立即處理，緊急事宜不得超過一天，一般事宜不得超過三天，并在有效期限內(nèi)正式答復(fù)對(duì)方。超過期限再作答復(fù)，造成嚴(yán)重后果的，承辦人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。涉及經(jīng)濟(jì)糾紛的復(fù)電、復(fù)文，須經(jīng)合同管理機(jī)構(gòu)審閱后方能發(fā)出。 第四十七條 變更解除合同必須采取書面形式(包括雙方的信函、文件、傳真等)， 由雙方簽訂確認(rèn)書。 第四十八條 合同的變更、解除應(yīng)注意以下事項(xiàng)： 1、 主體變更應(yīng)征得合同各方同意； 2、 有擔(dān)保條款的合同變更，應(yīng)征得原擔(dān)保單位的同意并在變更協(xié)議上 加蓋擔(dān)保單位的印章； 3、 經(jīng)上級(jí)主管機(jī)關(guān)批準(zhǔn)的合同或協(xié)議變更、解除，應(yīng)報(bào)原批準(zhǔn)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)； 4、 經(jīng)公證、鑒證的合同，所達(dá)成的變更、解除協(xié)議，應(yīng)報(bào)原公證、鑒 證機(jī)關(guān)備案； 5、 聯(lián)營(yíng)、承包經(jīng)營(yíng)、租賃經(jīng)營(yíng)、涉外等合同的變更或解除，法律有特 別規(guī)定的，應(yīng)依特別規(guī)定辦理； 第四十九條 變更、解除合同的協(xié)議在尚未達(dá)成或批準(zhǔn)以前，原合同繼續(xù)有效， 仍應(yīng)履行。 第五十條 如因變更(解除)合同可能使當(dāng)事人受到損失，雙方應(yīng)在變更(解除)合同的協(xié)議中明確規(guī)定各自應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任。 第九章 合同糾紛的處理與訴訟管理 第五十一條 提請(qǐng)合同糾紛的程序： 1、 已經(jīng)簽訂的合同在履行過程中產(chǎn)生糾紛的，合同履行部門應(yīng)根據(jù)合 同中有關(guān)糾紛處理的條款與合同訂立方協(xié)商進(jìn)行解決。 2、 協(xié)商不成時(shí)，必須在一個(gè)工作日向辦公室匯報(bào)，并在三個(gè)工作日內(nèi) 提供有關(guān)資料，任何部門或個(gè)人不得延誤訴訟時(shí)效或擅自放棄實(shí)體權(quán)利，更不得隱瞞實(shí)情。 3、 辦公室應(yīng)在接到報(bào)告三個(gè)工作日內(nèi)提出處理意見。根據(jù)合同糾紛的 不同情況，向公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。經(jīng)協(xié)商無法解決的糾紛，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，可向仲裁委員會(huì)申請(qǐng)仲裁或直接向人民法院起訴。 4、 如糾紛需進(jìn)入法律訴訟程序解決，應(yīng)按《中華人民共和國(guó)合同法》、 《中華人民共和國(guó)民事訴訟法》等有關(guān)法律、法規(guī)和本辦法處理。 第五十二條 集團(tuán)公司各單位與對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商處理糾紛的時(shí)間，應(yīng)在法律規(guī)定 的時(shí)效內(nèi)進(jìn)行，并考慮留有申請(qǐng)仲裁或起訴的足夠時(shí)間。 第五十三條 發(fā)生合同糾紛時(shí)，承辦人除應(yīng)將糾紛情況及時(shí)報(bào)告部門負(fù)責(zé)人和辦 公室以外，還應(yīng)同時(shí)應(yīng)迅速收集下列有關(guān)證據(jù)： 1、 合同文本，包括附件、變更或解除協(xié)議、信函、圖表、視聽資料、 廣告、授權(quán)委托書、介紹信及其他有關(guān)資料等； 2、 開工、驗(yàn)收、提貨、發(fā)票等有關(guān)單位票據(jù)；3、 貨款的承付、托收憑證、有關(guān)的財(cái)務(wù)賬目； 4、 產(chǎn)品的技術(shù)規(guī)范、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)； 5、 證人證言； 6、 其它與處理糾紛有關(guān)的材料。 第五十四條 處理合同糾紛，應(yīng)特別注意以下問題： 1、 在證據(jù)可能丟失或以后難以取得的情況下，及時(shí)采取證據(jù)保全措 施； 2、 發(fā)現(xiàn)對(duì)方當(dāng)事人或利害關(guān)系人有可能隱匿、轉(zhuǎn)移財(cái)產(chǎn)將使我方權(quán)利 難以實(shí)現(xiàn)時(shí)，適時(shí)依法申請(qǐng)采取財(cái)產(chǎn)保全措施； 3、 對(duì)于債權(quán)債務(wù)關(guān)系明確、合法且雙方對(duì)債務(wù)無異議的，依法及時(shí)向 人民法院申請(qǐng)支付令或提起訴訟； 4、 做好每起合同糾紛實(shí)況記錄、存案?jìng)洳椋? 5、 凡屬我方責(zé)任的合同糾紛，應(yīng)逐筆查明原因，分清責(zé)任，要求責(zé)任 人員承擔(dān)責(zé)任，并責(zé)成其提出補(bǔ)救措施。 第五十五條 合同糾紛經(jīng)協(xié)商達(dá)成一致處理意見的，應(yīng)訂立書面的協(xié)議，雙方代 表簽字并加蓋單位公章。 第五十六條 雙方已簽署解決糾紛的協(xié)議書、仲裁機(jī)關(guān)的調(diào)解書、仲裁決定書及 法院的裁定書、調(diào)解書、判決書，在正式生效后，應(yīng)復(fù)印若干份，交給有關(guān)部門收?qǐng)?zhí)、備案或存檔。 第五十七條 合同糾紛處理完畢，應(yīng)及時(shí)將有關(guān)材料匯總、歸檔、以備考查。 第十章 合同的登記、備案與歸檔 第五十八條 合同文本必須至少一式四份，其中二份交對(duì)方簽約人，其余原件必 須在合同簽訂之后三個(gè)工作日內(nèi)報(bào)送辦公室和財(cái)務(wù)部。合同簽訂部門、合同履行部門因工作需要使用原件時(shí)，向辦公室辦理暫借手續(xù)。 第五十九條 合同的檔案管理是合同管理的基礎(chǔ)工作，辦公室應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況建 立合同臺(tái)帳、報(bào)表，并按時(shí)填報(bào)。 第六十條 辦公室應(yīng)對(duì)公司內(nèi)所有合同文本以及與合同相關(guān)的往返法律文件進(jìn)行匯總，并編號(hào)登記，制作月度合同簽訂情況一覽表，反映公司合同的簽訂以及由合同引起的訴訟情況。 第六十一條 合同簽訂部門的合同管理員對(duì)已生效的合同應(yīng)當(dāng)編號(hào)登記，分類歸 檔，并建立合同臺(tái)帳。合同的統(tǒng)計(jì)報(bào)表實(shí)行季報(bào)制，各部門于每季度第一個(gè)月前三個(gè)工作日內(nèi)填報(bào)上季度報(bào)表報(bào)送辦公室。辦公室應(yīng)于每季度的前十個(gè)工作日內(nèi)匯總，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)。 第六十二條 合同簽訂后三個(gè)工作日內(nèi)，合同承辦部門的合同管理員應(yīng)將合同檔 案原件整理裝訂送交辦公室存檔。合同檔案的范圍包括：信譽(yù)調(diào)查報(bào)告、意向接觸報(bào)告、合同文本草稿、合同簽訂審批表及審批修改意見、法人授權(quán)委托書、對(duì)方資質(zhì)證明文件、各種審批管理表格、合同談判記錄、合同正本及附件、合同簽訂、變更、解除過程中的信函、電報(bào)、電話記錄、傳真資料、票據(jù)憑證以及其他有關(guān)資料、文件。 第六十三條 合同履行完畢后，合同承辦部門的合同管理員應(yīng)于五個(gè)工作日內(nèi)將 合同文本及合同執(zhí)行期間所有的往來信件、變更協(xié)議、收(付)款記錄、請(qǐng)示報(bào)告等有關(guān)資料交一并歸檔，丟失的必須查清原因。 第十一章 附則 第六十四條 本制度由綜合部制定并負(fù)責(zé)解釋。 第六十五條 綜合部應(yīng)根據(jù)不同的發(fā)展階段的管理要求對(duì)本制度進(jìn)行修訂、補(bǔ)充 和完善，確保合同管理制度能夠起到切實(shí)有效的作用。