業(yè)主委員會公章管理制度(草案)
為了規(guī)范小區(qū)業(yè)主委員會公章的保管和使用,防止腐敗、瀆職、濫用職權(quán)等行為的發(fā)生,根據(jù)《業(yè)主大會議事規(guī)則》和有關(guān)法律法規(guī),特制定本制度。
第一章 總則
第一條 業(yè)主委員會公章是業(yè)主大會的財物,任何人不得據(jù)為己有,隨意使用。
第二條 業(yè)主委員會的決定、決議自半數(shù)以上有表決權(quán)的委員簽字之時起生效,無須加蓋業(yè)主委員會公章;必要時加蓋業(yè)主委員會公章則僅作證明使用,不得以未加蓋業(yè)主委員會公章為由否定業(yè)主委員會決定、決議的有效性;只加蓋業(yè)主委員會公章但沒有半數(shù)以上有表決權(quán)的委員簽字的文件,不得當然視為業(yè)主委員會的決定、決議。
第三條 業(yè)主大會會議主席團(籌備組)的決定、決議自半數(shù)以上業(yè)主大會會議主席團(籌備組)成員簽字之時起生效,無須加蓋業(yè)主委員會公章;必要時加蓋業(yè)主委員會公章則僅作證明使用,不得以未加蓋業(yè)主委員會公章為由否定業(yè)主大會會議主席團(籌備組)決定、決議的有效性。
第四條 業(yè)主大會的決定、決議自業(yè)主大會按有效票權(quán)數(shù)表決通過之時起生效,無須加蓋業(yè)主委員會公章;必要時加蓋業(yè)主委員會公章則僅作證明使用,不得以未加蓋業(yè)主委員會公章為由否定業(yè)主大會決定、決議的有效性;只加蓋業(yè)主委員會公章但未經(jīng)業(yè)主大會表決通過的文件,不得當然視為業(yè)主大會的決定、決議。
第五條 業(yè)主委員會公章因故無法正常使用時,可以以半數(shù)以上有表決權(quán)委員簽字的方式代替加蓋業(yè)主委員會公章,同時采取一切合理手段予以追繳或廢除后重新刻制。
第二章 公章的保管
第六條 業(yè)主委員會公章由專人保管,一般由業(yè)主委員會秘書保管,也可由業(yè)主委員會決議另行指定專人保管。
第七條 業(yè)主委員會公章保管人應(yīng)妥善保管公章,不得委托他人代為管理公章,不得隨意擺放,以防止他人盜用,更不能將公章交于他人任意使用。
第八條 業(yè)主委員會公章保管人必須妥善保存公章使用申請單、登記簿和蓋章文件的復印件等文件。
第九條 保管業(yè)主委員會公章的業(yè)主委員會委員被暫時停止工作或資格終止的,應(yīng)當自停止工作或終止之日起3日內(nèi)將其保管的公章移交給業(yè)主委員會決議指定的專人。
第十條 更換業(yè)主委員會公章保管人的,原保管人應(yīng)將公章及公章使用申請單、登記簿、蓋章文件的復印留底存檔文件等資料一并移交。
第三章 公章的使用
第十一條 使用業(yè)主委員會公章的程序為:
1. 使用人填寫公章使用申請單,注明事由并簽字;
2. 批準人員在申請單上或須蓋章文件上簽字;
3. 公章審核人員審核同意后在申請單上簽字;
4. 公章保管人員在公章使用登記簿上登記蓋章事由,并由使用人簽字、填寫日期;
5. 公章保管人員加蓋公章;
6. 申請單和加蓋公章的文件復印留底存檔。
第十二條 業(yè)主委員會公章使用的批準人員為半數(shù)以上有表決權(quán)的業(yè)主委員會委員,審核人員為業(yè)主委員會輪值主任或備案主任,也可由業(yè)主委員會決議另行指定專人負責審核。
第十三條 對于存在明顯的錯誤,不宜加蓋公章的,公章審核人員和保管人有責任提醒批準加蓋公章的人員,并且有權(quán)拒絕任何違反本制度加蓋公章的要求,但無權(quán)拒絕符合本制度的蓋章要求。
第四章 審批權(quán)限
第十四條 下列事項無須批準人員批準,經(jīng)公章使用審核人員審核同意后可直接加蓋業(yè)主委員會公章:
1. 業(yè)主車輛在建筑區(qū)劃內(nèi)出險,需要業(yè)主委員會在現(xiàn)場證明上蓋章;
2. 業(yè)主委員會成員的任職證明;
3. 須蓋章文件已經(jīng)有半數(shù)以上業(yè)主大會會議主席團(籌備組)成員簽字的業(yè)主大會會議決議和文告;
4. 在已經(jīng)按程序加蓋過公章的仍然有效的文件復印件上經(jīng)審核一致后加蓋公章;
5. 以業(yè)主委員會名義發(fā)給相關(guān)單位的一般性函件(函件上須有輪值主任或備案主任的簽字),該等函件不得包含有業(yè)主委員會承諾義務(wù)和責任等內(nèi)容;
6. 已經(jīng)有生效決議的,以業(yè)主大會或業(yè)主委員會名義提起訴訟的起訴狀、授權(quán)委托書,及訴訟過程中需要提交的證據(jù)材料;
7. 按已經(jīng)生效的以業(yè)主大會或業(yè)主委員會名義簽署的合同約定,催促合同相對方履行合同的函件;
8. 向有關(guān)部門申請政策解釋、投訴的文件;
9. 本制度第十四、十五、十六、十七、十八條規(guī)定事項以外,經(jīng)業(yè)主委員會決議,可以由審核人員審核同意后加蓋業(yè)主委員會公章的其他事項。
第十五條 下列事項必須有半數(shù)以上有表決權(quán)的委員在申請單上或須蓋章文件上簽字,才可以加蓋業(yè)主委員會公章:
1. 以業(yè)主委員會名義簽署的各種合同、備忘錄(合同、備忘錄文本須有輪值主任或備案主任的簽字);
2. 向政府有關(guān)部門、其他單位申請辦理有關(guān)事宜的手續(xù)文件。
第十六條 下列事項必須有半數(shù)以上有表決權(quán)的委員在須蓋章文件上簽字,才可以加蓋業(yè)主委員會公章:
1. 以業(yè)主委員會名義發(fā)布的各類須向業(yè)主公示的文告;
2. 業(yè)主委員會的決定、決議;
3. 專項維修基金使用的申請文件、管理情況報告;
4. 公共服務(wù)性收費的財務(wù)審計結(jié)果及其他財務(wù)性文件;
5. 本制度和業(yè)主委員會決議沒有明確規(guī)定可以加蓋業(yè)主委員會公章的事項。
第十七條 下列事項必須具有有效的業(yè)主大會決議,并且半數(shù)以上有表決權(quán)的委員在申請單上或須蓋章文件上簽字,才可以加蓋業(yè)主委員會公章:
1. 以業(yè)主大會名義簽署的各類合同;
2. 以業(yè)主大會名義發(fā)布的各類須向業(yè)主公示的文告,但已經(jīng)有半數(shù)以上業(yè)主大會會議主席團(籌備組)成員簽字的決議和文告除外;
第十八條 在緊急情況下,有五名以上業(yè)主證明或有關(guān)政府部門證明,必須使用業(yè)主委員會公章,但無法完成公章使用手續(xù)的,公章保管人經(jīng)電話征得半數(shù)以上有表決權(quán)的業(yè)主委員會委員同意后,可以先予加蓋公章,但公章保管人須在事后三天內(nèi)補齊蓋章手續(xù)。
第五章 附則
第十九條 不按本制度保管使用公章,由責任人承擔經(jīng)濟和法律責任。無法證明由于他人的責任造成公章的不妥使用的責任由公章保管人承擔。
第二十條 本制度由小區(qū)業(yè)主委員會全體會議表決通過之日起生效。
其規(guī)章制度主要分為三大塊,具體如下
一、定期接待制度
1、 為保障業(yè)主的意見、建議和投訴及時得到回復或處理,業(yè)委會設(shè)立業(yè)主接待制度。 2、業(yè)委會接待業(yè)主,采取值班定時接待、業(yè)主聯(lián)系箱、電話接待、網(wǎng)上電子郵件或特別約 見等各種方式。必要時,可以就反映集中的問題專門召開業(yè)主座談會。業(yè)主可以根據(jù)自身情 況采用上述合適的接待方式向業(yè)委會提出意見、建議或者投訴。 3、業(yè)委會回復或處理業(yè)主意見、建議或投訴,應(yīng)當以國家法律、法規(guī)、政策和小區(qū)《業(yè)主 大會議事規(guī)則》、《業(yè)主公約》為依據(jù)。 4、 業(yè)委會應(yīng)及時針對業(yè)主意見、建議或投訴依照下列原則分別進行處理: (一)涉及受聘的物業(yè)公司履行合同不到位的問題,由業(yè)委會轉(zhuǎn)交物業(yè)公司處理,要求物業(yè) 公司整改并加強監(jiān)督; (二)涉及其他業(yè)主違反業(yè)主公約的問題,依照業(yè)主公約的規(guī)定進行處理; (三)涉及業(yè)主共同利益的重大事項,經(jīng)業(yè)委會研究決定后,召開業(yè)主大會表決決定; (四)涉及業(yè)委會自身存在的問題,由業(yè)委會研究改進解決; (五)不屬于業(yè)主大會、業(yè)委會職責范圍內(nèi)管轄的問題,告知通過其他渠道,由有關(guān)部門解 決。 5、 業(yè)委會專門設(shè)置業(yè)主意見登記簿,由接待人員進行書面記錄和登記。除可以當即回復 的以外,應(yīng)在有相應(yīng)處理方案時予以答復。
二、 信息公開制度
1、業(yè)主委員會應(yīng)當建立信息公開制度。 2、按照規(guī)定 3 日內(nèi)公布業(yè)主大會和業(yè)主委員會作出的決定、物業(yè)服務(wù)企業(yè)選聘、物業(yè)服務(wù) 合同等物業(yè)管理中的各項決定和重大事項。 3、每半年公布專項維修資金和公共收益收支;接受業(yè)主查詢所保管的物業(yè)管理信息。
三、檔案管理制度
1、檔案由專人管理,檔案管理人員要忠于職守,自覺遵守檔案制度。 2、檔案管理人員應(yīng)做好檔案收集,整理,歸檔等工作。 3、按照“檔案保管期限”和“檔案監(jiān)管、銷毀制度”保管好檔案。 4、檔案管理人員應(yīng)做好借閱、登記手續(xù),對于借閱時間較長的檔案,及時催要,使用者查 閱保密檔案,必須經(jīng)業(yè)委會領(lǐng)導同意后方可查閱。 5、檔案庫房必須有防盜,防火,防潮,防鼠等措施,庫房內(nèi)的檔案應(yīng)排列有序,按照保管 期限或類別,項目進行保管。
第一條 昌邑市北苑小區(qū)業(yè)主委員會,是根據(jù)國務(wù)院《物業(yè)管理條例》和《業(yè)主大會規(guī)程》的有關(guān)規(guī)定成立的在物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)代表全體業(yè)主實施自治管理的組織。由業(yè)主大會或業(yè)主代表大會(以下統(tǒng)稱業(yè)主大會)從全體業(yè)主中選舉產(chǎn)生。是經(jīng)物業(yè)管理行政主管部門核準登記,在實施物業(yè)管理工作中代表和維護全體業(yè)主合法權(quán)益的非法人組織。其合法權(quán)益受國家法律保護。
第二條 本業(yè)主委員會接受市物業(yè)管理行政主管部門的領(lǐng)導。執(zhí)行國家及省市有關(guān)物業(yè)管理的法律法規(guī)及政策的規(guī)定。
第三條 業(yè)主委員會的宗旨是:代表本物業(yè)的合法權(quán)益,實行業(yè)主自治與專業(yè)化管理相結(jié)合的管理體制,保障物業(yè)的合理與安全使用,維護本物業(yè)的公共秩序,創(chuàng)造整潔、優(yōu)美、舒適、文明的環(huán)境。
第二章 業(yè)主委員會的產(chǎn)生及職責
第四條 本業(yè)主委員會由本住宅小區(qū)業(yè)主大會選舉產(chǎn)生,向業(yè)主大會負責并報告工作,接受業(yè)主大會及物業(yè)管理行政主管部門的監(jiān)督。第一屆業(yè)主委員會,由物業(yè)管理行政主管部門會同開發(fā)建設(shè)單位或物業(yè)管理企業(yè)、業(yè)主代表組成籌備小組,籌備小組組織推薦業(yè)主委員會委員候選人名單,提交第一次業(yè)主大會實行差額選舉產(chǎn)生。
第五條 業(yè)主委員會自選舉成立15日內(nèi),持下列文件向物業(yè)管理行政主管部門辦理登記。(一)成立業(yè)主委員會登記申請書;(二)業(yè)主委員會委員名單;(三)業(yè)主委員會章程。
第六條 本業(yè)主委員會設(shè)委員9名,其中主任1名,副主任3名,由一名副主任兼任執(zhí)行秘書,負責處理本會日常事務(wù)。業(yè)主委員會主任、副主任從業(yè)主委員會委員中選舉產(chǎn)生。
第七條 業(yè)主委員會在業(yè)主大會的監(jiān)督下,履行下列職責:(一)集和主持業(yè)主大會,報告小區(qū)物業(yè)管理的實施情況;(二)執(zhí)行業(yè)主大會的決議、決定;(三)修訂業(yè)主公約、業(yè)主委員會章程;(四)采用招標或其他方式選聘、續(xù)聘或組織解聘物業(yè)管理企業(yè),與物業(yè)管理企業(yè)簽訂變更或者解除物業(yè)管理委托合同;(五)審議物業(yè)管理服務(wù)費收取標準及使用辦法;(六)審議年度管理工作計劃,年度費用概預(yù)算。;(七)檢查、監(jiān)督物業(yè)管理企業(yè)的物業(yè)管理工作;(八)監(jiān)督公用建筑、公共設(shè)施的合理使用,負責物業(yè)維修基金的籌集、使用和管理;(九)聽取業(yè)主、非業(yè)主使用人的意見和建議,監(jiān)督和支持物業(yè)管理企業(yè)的管理服務(wù)活動;(十)監(jiān)督業(yè)主公約的遵守和物業(yè)管理制度的執(zhí)行;(十一)業(yè)主大會賦予的其他職責。
第八條 業(yè)主委員會會議每季度至少舉行一次。有2/3以上的委員提議或主任、副主任兩人以上認為有必要時,可召開特別會議。
第九條 業(yè)主委員會會議的召開應(yīng)由召集人提前7天將會議通知及有關(guān)材料送達每位委員。委員因事不能參加,可以一次性書面委托代理人參加,包括會議日期、地點和議題,并代其行使表決權(quán)。
第十條 業(yè)主委員會會議由主任召集主持,主任因故缺席時,由副主任主持,可邀請物業(yè)管理行政主管部門及政府有關(guān)部門(街道辦事處、派出所等)、物業(yè)管理企業(yè)的人員和非業(yè)主使用人代表列席會議。
第十一條 會議決定問題,采取少數(shù)服從多數(shù)的原則,其決定必須經(jīng)全體委員會半數(shù)以上通過有效。
第四章 業(yè)主委員會委員
第十二條 本業(yè)主委員會委員從業(yè)主中選舉產(chǎn)生,每屆任期3年,可連選連任。在任期內(nèi),委員的撤換、增減,由業(yè)主委員會會議通過后,提交業(yè)主大會確認。
第十三條 業(yè)主委員會委員由道德品質(zhì)好、熱心公益事業(yè)、責任心強,有一定的組織能力和必要工作時間的成年人擔任。但有下列情形的人員不得擔任委員,已擔任的須停任,并由下次業(yè)主大會確認:(一)個人已宣告破產(chǎn)或擔任企業(yè)法定代表人期間該企業(yè)破產(chǎn)3年內(nèi)的;(二)因身體或精神上的疾病而喪失履行職責的能力;(三)無故缺席會議3次以上;(四)已不是業(yè)主;(五)有違法犯罪行為被司法部門認定或正在接受調(diào)查的;(六)已以書面形式辭職的;(七)業(yè)主大會已將其罷免的。(八)其他不適宜擔任本會委員的情形。
第十四條 業(yè)主委員會委員的權(quán)利義務(wù)(一)委員有下列權(quán)利1、參加業(yè)主委員會組織的有關(guān)活動;2、選舉權(quán)、被選舉權(quán)和監(jiān)督權(quán);3、參與業(yè)主委員會有關(guān)事項的決策;4、對業(yè)主委員會的建議和批評權(quán)。(二)委員有下列義務(wù)1、遵守業(yè)主委員會章程;2、執(zhí)行業(yè)主委員會的決議,完成交辦的任務(wù);3、參加業(yè)主委員會組織的會議、活動和公益事業(yè);4、向業(yè)主委員會的工作提供有關(guān)資料和建議。
第十五條 業(yè)主委員會委員停任時,須在停任后1周內(nèi),將管理和保存的屬于業(yè)主委員會的資料、財務(wù)等移交給業(yè)主委員會。