業(yè)主委員會公章管理制度(草案)


為了規(guī)范小區(qū)業(yè)主委員會公章的保管和使用，防止腐敗、瀆職、濫用職權(quán)等行為的發(fā)生，根據(jù)《業(yè)主大會議事規(guī)則》和有關(guān)法律法規(guī)，特制定本制度。

第一章 總則

第一條 業(yè)主委員會公章是業(yè)主大會的財物，任何人不得據(jù)為己有，隨意使用。
第二條 業(yè)主委員會的決定、決議自半數(shù)以上有表決權(quán)的委員簽字之時起生效，無須加蓋業(yè)主委員會公章;必要時加蓋業(yè)主委員會公章則僅作證明使用，不得以未加蓋業(yè)主委員會公章為由否定業(yè)主委員會決定、決議的有效性;只加蓋業(yè)主委員會公章但沒有半數(shù)以上有表決權(quán)的委員簽字的文件，不得當然視為業(yè)主委員會的決定、決議。
第三條 業(yè)主大會會議主席團(籌備組)的決定、決議自半數(shù)以上業(yè)主大會會議主席團(籌備組)成員簽字之時起生效，無須加蓋業(yè)主委員會公章;必要時加蓋業(yè)主委員會公章則僅作證明使用，不得以未加蓋業(yè)主委員會公章為由否定業(yè)主大會會議主席團(籌備組)決定、決議的有效性。
第四條 業(yè)主大會的決定、決議自業(yè)主大會按有效票權(quán)數(shù)表決通過之時起生效，無須加蓋業(yè)主委員會公章;必要時加蓋業(yè)主委員會公章則僅作證明使用，不得以未加蓋業(yè)主委員會公章為由否定業(yè)主大會決定、決議的有效性;只加蓋業(yè)主委員會公章但未經(jīng)業(yè)主大會表決通過的文件，不得當然視為業(yè)主大會的決定、決議。
第五條 業(yè)主委員會公章因故無法正常使用時，可以以半數(shù)以上有表決權(quán)委員簽字的方式代替加蓋業(yè)主委員會公章，同時采取一切合理手段予以追繳或廢除后重新刻制。

第二章 公章的保管

第六條 業(yè)主委員會公章由專人保管，一般由業(yè)主委員會秘書保管，也可由業(yè)主委員會決議另行指定專人保管。
第七條 業(yè)主委員會公章保管人應(yīng)妥善保管公章，不得委托他人代為管理公章，不得隨意擺放，以防止他人盜用，更不能將公章交于他人任意使用。
第八條 業(yè)主委員會公章保管人必須妥善保存公章使用申請單、登記簿和蓋章文件的復印件等文件。
第九條 保管業(yè)主委員會公章的業(yè)主委員會委員被暫時停止工作或資格終止的，應(yīng)當自停止工作或終止之日起3日內(nèi)將其保管的公章移交給業(yè)主委員會決議指定的專人。
第十條 更換業(yè)主委員會公章保管人的，原保管人應(yīng)將公章及公章使用申請單、登記簿、蓋章文件的復印留底存檔文件等資料一并移交。

第三章 公章的使用

第十一條 使用業(yè)主委員會公章的程序為:
1. 使用人填寫公章使用申請單，注明事由并簽字;
2. 批準人員在申請單上或須蓋章文件上簽字;
3. 公章審核人員審核同意后在申請單上簽字;
4. 公章保管人員在公章使用登記簿上登記蓋章事由，并由使用人簽字、填寫日期;
5. 公章保管人員加蓋公章;
6. 申請單和加蓋公章的文件復印留底存檔。
第十二條 業(yè)主委員會公章使用的批準人員為半數(shù)以上有表決權(quán)的業(yè)主委員會委員，審核人員為業(yè)主委員會輪值主任或備案主任，也可由業(yè)主委員會決議另行指定專人負責審核。
第十三條 對于存在明顯的錯誤，不宜加蓋公章的，公章審核人員和保管人有責任提醒批準加蓋公章的人員，并且有權(quán)拒絕任何違反本制度加蓋公章的要求，但無權(quán)拒絕符合本制度的蓋章要求。

第四章 審批權(quán)限

第十四條 下列事項無須批準人員批準，經(jīng)公章使用審核人員審核同意后可直接加蓋業(yè)主委員會公章:
1. 業(yè)主車輛在建筑區(qū)劃內(nèi)出險，需要業(yè)主委員會在現(xiàn)場證明上蓋章;
2. 業(yè)主委員會成員的任職證明;
3. 須蓋章文件已經(jīng)有半數(shù)以上業(yè)主大會會議主席團(籌備組)成員簽字的業(yè)主大會會議決議和文告;
4. 在已經(jīng)按程序加蓋過公章的仍然有效的文件復印件上經(jīng)審核一致后加蓋公章;
5. 以業(yè)主委員會名義發(fā)給相關(guān)單位的一般性函件(函件上須有輪值主任或備案主任的簽字)，該等函件不得包含有業(yè)主委員會承諾義務(wù)和責任等內(nèi)容;
6. 已經(jīng)有生效決議的，以業(yè)主大會或業(yè)主委員會名義提起訴訟的起訴狀、授權(quán)委托書，及訴訟過程中需要提交的證據(jù)材料;
7. 按已經(jīng)生效的以業(yè)主大會或業(yè)主委員會名義簽署的合同約定，催促合同相對方履行合同的函件;
8. 向有關(guān)部門申請政策解釋、投訴的文件;
9. 本制度第十四、十五、十六、十七、十八條規(guī)定事項以外，經(jīng)業(yè)主委員會決議，可以由審核人員審核同意后加蓋業(yè)主委員會公章的其他事項。
第十五條 下列事項必須有半數(shù)以上有表決權(quán)的委員在申請單上或須蓋章文件上簽字，才可以加蓋業(yè)主委員會公章:
1. 以業(yè)主委員會名義簽署的各種合同、備忘錄(合同、備忘錄文本須有輪值主任或備案主任的簽字);
2. 向政府有關(guān)部門、其他單位申請辦理有關(guān)事宜的手續(xù)文件。
第十六條 下列事項必須有半數(shù)以上有表決權(quán)的委員在須蓋章文件上簽字，才可以加蓋業(yè)主委員會公章:
1. 以業(yè)主委員會名義發(fā)布的各類須向業(yè)主公示的文告;
2. 業(yè)主委員會的決定、決議;
3. 專項維修基金使用的申請文件、管理情況報告;
4. 公共服務(wù)性收費的財務(wù)審計結(jié)果及其他財務(wù)性文件;
5. 本制度和業(yè)主委員會決議沒有明確規(guī)定可以加蓋業(yè)主委員會公章的事項。
第十七條 下列事項必須具有有效的業(yè)主大會決議，并且半數(shù)以上有表決權(quán)的委員在申請單上或須蓋章文件上簽字，才可以加蓋業(yè)主委員會公章:
1. 以業(yè)主大會名義簽署的各類合同;
2. 以業(yè)主大會名義發(fā)布的各類須向業(yè)主公示的文告，但已經(jīng)有半數(shù)以上業(yè)主大會會議主席團(籌備組)成員簽字的決議和文告除外;
第十八條 在緊急情況下，有五名以上業(yè)主證明或有關(guān)政府部門證明，必須使用業(yè)主委員會公章，但無法完成公章使用手續(xù)的，公章保管人經(jīng)電話征得半數(shù)以上有表決權(quán)的業(yè)主委員會委員同意后，可以先予加蓋公章，但公章保管人須在事后三天內(nèi)補齊蓋章手續(xù)。

第五章 附則

第十九條 不按本制度保管使用公章，由責任人承擔經(jīng)濟和法律責任。無法證明由于他人的責任造成公章的不妥使用的責任由公章保管人承擔。
第二十條 本制度由小區(qū)業(yè)主委員會全體會議表決通過之日起生效。