寫字樓物業(yè)管理早期介入的工作內(nèi)容
早期介入的工作內(nèi)容:
(一) 在設(shè)計(jì)階段的工作要點(diǎn):
1、 檢查配套設(shè)施是否完善,如郵局、商務(wù)中心、保潔用服務(wù)間、垃圾房、停車場、自行車庫、開水爐(間)、吸煙區(qū)、員工餐廳及浴室等服務(wù)設(shè)施;另外如:物管管理用房、庫房、員工通道、更衣室、工程部工作間、值班室、崗?fù)さ群笄谠O(shè)施;
2、 檢查水電供應(yīng)容量及能源費(fèi)計(jì)量的設(shè)計(jì)。根據(jù)寫字樓的功能要求和考慮不同業(yè)主(租戶)使用的設(shè)備及其發(fā)展需要審查水電特別是區(qū)域供電容量。對(duì)功能多樣的樓宇,一定要考慮機(jī)電設(shè)備的配置和能源費(fèi)(水、電、氣)的分區(qū)域計(jì)量問題。
3、 檢查安全監(jiān)控系統(tǒng)和消防系統(tǒng)設(shè)備的布局是否合理實(shí)用,是否留有死角。
4、 檢查建筑材料的選用是否合理。設(shè)計(jì)單位和發(fā)展商從外型美觀和采購成本上考慮的較多,物管公司應(yīng)從其后期維養(yǎng)的難易程度及費(fèi)用提出選擇建議。
5、 檢查機(jī)電設(shè)備的配置是否合理。物管公司應(yīng)主要從不同功能和不同業(yè)主的使用要求、節(jié)能要求、安全要求、設(shè)備維養(yǎng)的難易程度及費(fèi)用等幾方面對(duì)各機(jī)電系統(tǒng)(電梯、通訊、采暖、空調(diào)、監(jiān)控及消防主機(jī)、污水處理系統(tǒng)、新風(fēng)系統(tǒng)等)提出選擇建議。
(二)在建安工程階段的工作要點(diǎn):
1、 協(xié)助發(fā)展商審查承建單位提出的施工組織設(shè)計(jì)、施工技術(shù)方案和施工進(jìn)度計(jì)劃;
2、 協(xié)助發(fā)展商審查承建單位提出的材料和設(shè)備清單及其所列的規(guī)格與質(zhì)量、工程承包合同;
3、 協(xié)助控制工程進(jìn)度:物管公司通過對(duì)施工計(jì)劃和現(xiàn)場情況的分析對(duì)比,協(xié)助解決施工中的問題,提出解決問題的措施、期限和承擔(dān)者,并督促其實(shí)現(xiàn);
4、 協(xié)助控制工程質(zhì)量:物管公司要參與制定重大項(xiàng)目和設(shè)備的招投標(biāo)條件和合同條款;協(xié)助督促承建單位設(shè)置質(zhì)量保證體系(質(zhì)量管理目標(biāo)、程序和辦法),設(shè)立質(zhì)量檢查負(fù)責(zé)人;特別是在機(jī)電設(shè)備方面,物管公司要對(duì)訂貨、采購、包裝、運(yùn)輸、儲(chǔ)存、安裝、調(diào)試及成品保護(hù)進(jìn)行全過程的檢查和驗(yàn)收,做好質(zhì)量記錄和分析,提出意見協(xié)助處理質(zhì)量問題;
5、 檢查安全消防措施和保險(xiǎn)合同條款;
6、 收集整理合同文件和技術(shù)檔案資料。
(三)在開業(yè)運(yùn)營前籌備階段的工作要點(diǎn):
1、“凡事預(yù)則立”,物管公司應(yīng)根據(jù)工程進(jìn)展和大廈的租售情況與發(fā)展商 ,協(xié)商制定一份詳細(xì)(落實(shí)到每周)的工作計(jì)劃和進(jìn)度控制表;
2、起草大廈的物管委托合同并與發(fā)展商簽署;
3、與發(fā)展商協(xié)商制定大廈的管理維修公約并報(bào)市房地局核準(zhǔn)備案;
4、開立項(xiàng)目銀行結(jié)算帳戶、管理基金帳戶并建帳;
5、與發(fā)展商一起制定租售價(jià)格和營銷方案;了解已簽約的業(yè)主和租戶及發(fā)展商對(duì)他們?cè)谖锕芊矫嫠龅某兄Z,以制定相應(yīng)的服務(wù)和解決方案;
6、制定大廈運(yùn)營期的保險(xiǎn)方案,簽署保險(xiǎn)合同,注意其與大廈的工程一切險(xiǎn)的銜接;
7、制定大廈物業(yè)管理的崗位設(shè)置和人員編制,列出人員到位時(shí)間表;
8、制定外包項(xiàng)目,簽署外包合同;制定匯總各部門采購清單(辦公家具設(shè)備及用品、工程工具及材料、保潔機(jī)器及用品、工服及更衣柜、保安器械及用品、印刷品、大廈指示牌等等);
9、根據(jù)開業(yè)前人員到位計(jì)劃、人員工資福利及辦公費(fèi)用、外包合同費(fèi)用以及采購清單編制開辦費(fèi)預(yù)算報(bào)發(fā)展商審批執(zhí)行;
10、根據(jù)大廈的樓宇設(shè)備情況及業(yè)主租戶的服務(wù)需求預(yù)測編制物業(yè)管理費(fèi)預(yù)算,確定每月每建筑平米的管理費(fèi)金額;根據(jù)設(shè)備情況及業(yè)主使用功能的要求,擬定能源費(fèi)計(jì)量及分?jǐn)偡桨讣霸瓌t;確定服務(wù)項(xiàng)目及各類收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn);
11、通郵地址和通郵手續(xù);
12、工程方面:繼續(xù)協(xié)助發(fā)展商對(duì)工程進(jìn)度和質(zhì)量的監(jiān)理;對(duì)所有工程部員工進(jìn)行培訓(xùn)以讓他們熟悉樓宇建筑及各系統(tǒng)設(shè)備;參與樓宇、文件圖紙 資料、設(shè)施設(shè)備的安裝調(diào)試及驗(yàn)收交接工作;接受機(jī)電供貨商的培訓(xùn);記錄所有缺陷和問題,督促承建商和供貨商整改;建立圖紙資料檔案、設(shè)備檔案、承建商和供貨商以及市政相關(guān)部門的聯(lián)系檔案;協(xié)助發(fā)展商簽署各項(xiàng)工程和設(shè)備的保修合同;與發(fā)展商辦理交接樓手續(xù)(包括安全消防責(zé)任的交接);
交接內(nèi)容要點(diǎn):
● 產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍/業(yè)戶名單/地址名牌及郵編
● 圖紙資料及設(shè)備使用*作手冊(cè)
● 供貨商/承建商的培訓(xùn)
● 政府及行業(yè)主管部門簽發(fā)的許可證書或執(zhí)照
● 鑰匙
● 專用工具和備品備件
● 遺留問題的確認(rèn)和解決時(shí)限
● 保駕/保修安排(電話聯(lián)絡(luò)單)
● 電、水、氣表的抄讀確認(rèn)
● 政府機(jī)構(gòu)、市政等關(guān)系
● 須繼續(xù)執(zhí)行的合同及待收待支的款項(xiàng)(與業(yè)主租戶的、與分包商或其它單位的)
● 資產(chǎn)/材料/工具
● 財(cái)務(wù)工作聯(lián)系行文方式:
● 問題
● 問題的原因
● 已造成或?qū)⒃斐傻暮蠊?br />
● 解決方案建議(時(shí)間、費(fèi)用和相關(guān)影響;徹底解決、改善、管理措施彌補(bǔ))
● 時(shí)間限制要求
13、人員培訓(xùn):銷售人員的物管知識(shí)培訓(xùn);工程人員的專業(yè)培訓(xùn);所有人員的入職導(dǎo)向培訓(xùn)、安全消防培訓(xùn)、管理維修公約培訓(xùn)、保險(xiǎn)合同及理陪程序的培訓(xùn)、主要工作制度及程序的培訓(xùn);
14、建立主要的制度和工作程序:公眾制度、員工崗位職責(zé)、人事制度、財(cái)務(wù)制度及重要對(duì)客服務(wù)程序等;
15、相應(yīng)文件及表格的設(shè)計(jì)、印刷和使用;
16、協(xié)助發(fā)展商辦理業(yè)主的入伙手續(xù);辦理業(yè)主及租戶的入住手續(xù)。
張先生在某一住宅小區(qū)購買了一套高級(jí)住宅。因?yàn)樗俏簧馊耍詫⒆≌鞯盅合蚰炽y行進(jìn)行了貸款。銀行為了確保貸款回收,將該套房進(jìn)行了訴訟保全措施。張先生由于生意上的不成功,停止了向物業(yè)公司交付物業(yè)管理費(fèi)。物業(yè)管理公司認(rèn)為張先生的房子在,暫時(shí)不交物業(yè)管理費(fèi)也沒什么大的關(guān)系,只要房子在,不怕業(yè)主不交費(fèi)。由于張先生沒有及時(shí)返還銀行的貸款,銀行向法院提起訴訟。經(jīng)過長時(shí)間的訴訟,法院判決將張先生的房子進(jìn)行拍賣,拍賣結(jié)果銀行竟買成功。于是,該套房子易主。該銀行又將該套房通過房地產(chǎn)中介代理機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)讓給了胡女士。這時(shí),物業(yè)管理公司決定正式追討該房所欠的物業(yè)管理費(fèi)。結(jié)果,銀行拒付,胡女士也拒付過戶前的物業(yè)管理費(fèi),張先生又不知去向,致使該房所欠的物業(yè)管理費(fèi)一直沒能收繳。分析:1、物業(yè)管理公司該向誰追討該房的物業(yè)管理費(fèi)?2、物業(yè)管理公司的做法有什么缺陷?該怎樣做才是正確的?
1、案例中所拖欠的物業(yè)管理費(fèi)是在張先生與物業(yè)管理公司簽訂的物業(yè)管理合同有效期間產(chǎn)生的,理應(yīng)由張先生來負(fù)擔(dān)。
2、物業(yè)管理公司之所以未能收到物業(yè)管理費(fèi),是由于其本身大意所致,應(yīng)該有自己來承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn),在其發(fā)現(xiàn)張先生沒有及時(shí)繳納物業(yè)管理費(fèi)時(shí)就應(yīng)該催繳,在房子辦理產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓登記的時(shí)候就應(yīng)該及時(shí)向銀行結(jié)清該筆費(fèi)用,現(xiàn)在銀行已經(jīng)將該房子出售,肯定不會(huì)再支付該筆費(fèi)用了。