第一步,想成立業主委員會的業主首先應該互相建立聯系,然后聯系本小區十分之一以上的業主簽名,發起成立業主大會的倡議,同時發信邀請區、縣小區辦指導自己小區成立業主大會。
第二步,組建成立業主大會的籌備組,籌備組成員可以由業主自薦,也可由業主推薦。最好的方法是由開始的發起人張榜通告,請業主在一定時間內自愿報名參與籌備工作。
第三步,籌備組開始工作(人數不多的話,愿參加的業主都可參加),起草業主委員會章程,決定業主大會成立的時間和業主委員會的組成人數,匯集愿意擔任業主委員會工作的業主名單和參選業主的資料,并在業主大會成立十五天前通知全體業主和告知相關居委會。開會成立的可邀請區、縣小區辦和相關居委會的代表參加。
第四步,將草擬的業主委員會章程、所有參選業主委員會的業主資料、選票(最好用統計反對意見的方法)、要求反饋意見的時間和成立業主大會的時間(收集反饋意見截止時間應早于成立業主大會的時間)書面發給每個業主,并同時請所有收到上述資料的業主簽收收條。
第五步,成立業主大會時,籌備組公開在小區所有業主有權參與監督的情況下進行驗票工作,統計收回的收條和反饋意見。如果收條超過業主所持投票權1/2以上,反饋意見中的反對意見少于1/2,則業主大會成立,業主委員會章程通過。在業主委員會組成人數范圍內,得到反對票少的業主即可擔任業主委員會委員。
第六步,業主委員會召開第一次會議,選舉業主委員會主任、副主任,并可以開展工作。
第七步,將業主大會成立簡要過程、業主委員會主任和委員名單、業主委員會章程報送區、縣小區辦備案,并請接收人簽收,注明接收文件的時間。
第八步,備案十天后仍沒有收到區、縣小區辦的備案意見,可要求他們盡快發出。
首先,不是“業主委員會籌備組”而是“業主大會籌備組”。因為,業主組織的名稱在《物權法》中定義為業主大會,業主委員會是通過首次業主大會會議選舉產生的業主大會的常設機構而已。業主大會類似股份制公司的股東大會,業委會則類似其董事會。
業主大會的成立(設立)需要一個法律過程,操辦這個過程的人士,被稱謂業主大會籌備組。它是通過組織首次業主大會會議的會務工作并完成首次業主大會會議的三項重要議題為工作目標。
1. 首次業主大會會議表決通過《管理規約》;
2. 首次業主大會會議表決通過《業主大會議事規則》;
3. 選舉(首屆)業主委員會委員組成業主委員會。
業主大會籌備組的建立,中國各省、地區略有不同,但大致是:
滿足一定房屋交付比例的情況下(如大部分地區規定的50%以上入住率或首戶業主辦理房屋交付手續2年以上的),由任意業主(房屋所有權證上的據名人)通過公開、合理的條件(一般規定是由居委會或其他第三方協助在小區內公開招募)選擇一些業主身份的人士組成。
籌備組的建立,不一定結果就一定是成功的完成成立業主大會的法律流程。也許會失敗,那就可以由另外一群業主遵循同樣的方式來再次籌備。
一旦業主大會設立工作完成(一般是以業委會或業主大會在政府有關部門備案為標志),籌備組即刻解散。
由于籌備組是一個臨時機構,且一個人也許一輩子只籌備一次,故學習業主大會的籌備成立過程的知識并不劃算,不如一些志同道合的業主們共同集資,聘請專業律師來協助,可以提高效率。
籌備業主委員會方法
一、、提出申請
符合成立業主大會條件的,業主向區、縣房地產行政主管部門或者街道辦事處、鄉鎮人民政府提出籌備業主大會書面申請,區、縣房地產行政主管部門或者街道辦事處、鄉鎮人民政府收到書面申請后60日內,負責組織、指導成立首次業主大會會議籌備組。
二、產生籌備組成員
首次業主大會籌備組成員一般為5—15名,首次業主大會會議籌備組由業主代表、建設單位代表、街道辦事處、鄉鎮人民政府代表和居民委員會代表組成?;I備組成員人數應為單數,其中業主代表人數不低于籌備組總人數的一半,籌備組組長由街道辦事處、鄉鎮人民政府代表擔任。
籌備組中業主代表的產生,由街道辦事處、鄉鎮人民政府或者居民委員會組織業主推薦。(也可以自薦)
三、籌備組成員名單公示
所在地居(村)民委員會將業主的推薦的籌備組成員名單自成立之日起七日內在物業管理區域內書面公示。業主對籌備組成員有異議的,由街道辦事處、鄉鎮人民政府協調解決。
四、進行籌備工作
籌備組做好下列各項籌備工作:
(一)確認并公示業主身份、業主人數以及所擁有的專有部分面積;
(二)確定首次業主大會會議召開的時間、地點、形式和內容;
(三)草擬管理規約、業主大會議事規則;
(四)依法確定首次業主大會會議表決規則;
(五)制定業主委員會委員候選人產生辦法,確定業主委員會委員候選人名單;
(六)制定業主委員會選舉辦法;
(七)完成召開首次業主大會會議的其他準備工作。